Вспоминаем правила разбираемся в тонкостях

Форма СТД-Р

С введением электронных трудовых книжек обязанности работодателей пополнились новым пунктом. Теперь им необходимо предоставлять работнику данные о его трудовой деятельности. Для этих целей разработана и утверждена новая форма предоставления информации – СТД-Р.

Для чего требуется форма СТД-Р

Этот документ представляет собой утвержденную форму отчета о трудовой деятельности каждого работника. Отчет был утвержден и введен в оборот приказом Минтруда РФ №23н от 20.01.2020 г. Обязанность предоставления сведений по форме СТД-Р возлагается на каждого работодателя, у которого в штате есть сотрудники (при условии, что работают они по трудовому договору). В том числе указанные правила распространяются на дистанционных работников, совместителей, надомников.

Случаи, когда предоставление СТД-Р обязательно

• увольнение работника (в этом случае СТД-Р необходимо предоставить в последний рабочий день);
• запрос соответствующих сведений работником (в этом случае работодатель обязан предоставить соответствующие сведения в течение 3-х рабочих дней с даты поступления запроса от работника).

Бланк СТД-Р фактически приравнивается к трудовой книжке. Его работник предъявляет при трудоустройстве. Либо при найме нового сотрудника специалист кадровой службы должен запросить с предыдущего места работы форму СТД-Р.

Варианты предоставления СТД-Р

В случае, если работник еще не определился с форматом ведения данных о своей трудовой деятельности или решил остановиться на варианте с бумажной трудовой, выдавать ему бланк СТД-Р не требуется. Ведь в данном случае вся информация будет отражаться в обычной трудовой книжке. В то же время, вне зависимости от выбранного варианта, работник вправе в любое время запросить у работодателя форму СТД-Р. Однако в этом случае предоставление СТД-Р остается уже на усмотрение работодателя.

Формат предоставления СТД-Р выбирает сам сотрудник. Он может запросить сведения в бумажном или электронном виде. Бумажный вариант выдается за подписью руководителя и сотрудника кадровой службы, заверенный синей печатью организации. Электронный вариант подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Что собой представляет бланк СТД-Р

Форма СТД-Р напоминает форму СЗВ-ТД. Да и записи в него вносятся аналогично, за исключением того, что в СТД-Р сначала вписываются сведения о работнике, а уже потом – информация о компании. Бланк имеет две части: шапку (верхняя) и табличную часть (нижняя). В шапке указываются:

• сведения о работнике (застрахованном лице) – ФИО, номер СНИЛС, дата рождения;
• сведения о работодателе (страхователе) – наименование, ИНН, КПП, номер в ПФР;
• информация о том, когда работник подал заявление о сохранении ведения трудовой книжки в стандартном (бумажном) виде – дата, месяц, год;
• информация о том, когда работник подал запрос о выдаче ему данных о трудовой деятельности – дата, месяц, год.

Таблица СТД-Р

Табличная часть достаточно проста – в ней отражаются все данные о трудовой деятельности работника. Тем не менее заполнение таблицы требует повышенного внимания:

Графа 3 – сведения о приеме, переводе, увольнении

Кадровые перемещения работника включают всего пять наименований, но при заполнении СТД-Р они вносятся заглавными буквами:

• ПРИЕМ – соответственно прием на работу;
• ПЕРЕВОД – перевод работника на другую работу;
• ИЗМЕНЕНИЕ – заполняется при изменении наименования работодателя;
• УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) – заполняется при установлении (присвоении) работнику специальности, квалификации, второй или последующей профессии с указанием соответствующего уровня (разряда, класса, специального звания, категории и т.п.);
• УВОЛЬНЕНИЕ – увольнение с места работы.

Графа 4 – трудовая функция

Здесь указывается профессия, должность, квалификация, специальность, вид поручаемой работы, а также структурное подразделение. Все сведения о работнике заполняются так, как это указано в штатном расписании.

Графа 5 – код выполняемой функции

Подлежит заполнению только с 01.01.2021 года.

Графа 6 – причины увольнения

Тут следует указать причины и основания прекращения увольнения точно так же, как в трудовой книжке: без сокращений, со ссылкой на соответствующую статью ТК или закона.

Графы 7,8,9 – основание увольнения

Здесь указывается документ, дата, номер, которые подтверждает произошедшие изменения в отношениях между работником и работодателем.

Графа 10 – признак отмены записи информации

Заполняется только в том случае, если ранее внесенные сведения были отменены.

Пример внесения записей в форму СТД-Р

Уваров К.В. работал в организации менеджером по продажам с 01 июля 2020 года. Заявление об увольнении было им подано 10.06.2020 г. Также он подал заявление о предоставлении формы СТД-Р. 20.06.2020 года Уваров К.В. был уволен по собственному желанию.

В данной ситуации форма СТД-Р будет выглядеть следующим образом.

При наличии иных кадровых перемещений работника заполнение формы СТД-Р осуществляется аналогичным образом.

Порядок внесения исправлений в форму СТД-Р

Если при заполнении формы СТД-Р обнаружена ошибка, для ее исправления используется графа 10. Она используется в том случае, если запись сделана с ошибкой или ее необходимо аннулировать.

В случае аннулирования ранее внесенных сведений, бланк СТД-Р заполняется заново, в том числе указываются ошибочные сведения так же, как они были отражены в первоначальной форме. Но при этом в графе 10 проставляется знак Х.

Если же необходимо исправить ошибочную запись, то потребуется заполнить сразу две строки. В одной указываются ошибочные сведения с проставлением в графе 10 знака Х. Во вторую вносится верная запись без заполнения графы 10.

Пример внесения исправлений в форму СТД-Р. Секретарь Марьина была принята на работу 16 января 2020 г. В последствии 14 июля 2020 г. она была уволена с предоставлением заполненной формы СТД-Р. Однако впоследствии Марьина обнаружила, что форма СТД-Р заполнена с ошибкой – дата увольнения была указана неверно. Тогда она обратилась к бывшему работодателю, после чего ей выдали новую, исправленную форму СТД-Р.

Ответственность работодателя за несдачу СТД-Р

СТД-Р является строго формализованным и обязательным документом, выдаваемым каждым работодателем по заявлению работника либо при его увольнении. Выдача работнику документа с опозданием является нарушением требований законодательства, за что работодатель имеет риск привлечения к ответственности.

• при первичном нарушении – штраф от 1000 до 5 000 рублей (основание – ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ);
• при повторном нарушении – штраф от 50 000 до 70 000 рублей (для юрлиц) и от 5 000 до 20 000 (при привлечении к ответственности должностного лица).

Если в результате несвоевременного получения СТД-Р бывший работник не смог устроиться на новое место работы, он вправе в судебном порядке получить от бывшего работодателя компенсацию за это.

Если бывший сотрудник не явился в установленное время для получения СТД-Р, следует незамедлительно отправить ему уведомление о необходимости явиться лично для получения СТД-Р. Только в этом случае работодатель будет освобожден от ответственности за несвоевременную выдачу работнику формы СТД-Р или трудовой книжки. Важный нюанс: форма СТД-Р, как и трудовая книжка, могут быть выданы на руки только самому работнику.

Остались вопросы по отчету СТД-Р? Закажите консультацию наших специалистов!

ЭТК — это сведения о трудовой деятельности работника, которые с 01.01.2023 хранятся в цифровой форме на информационных ресурсах Социального фонда России (СФР), а до этого содержались на серверах Пенсионного фонда (ПФР).

В электронную книжку вносят следующие данные:

• даты зачисления на работу, увольнения или перевода на другую должность;
• наименование должности и структурного подразделения;
• юридические названия компаний-работодателей;
• ФИО, СНИЛС и дату рождения гражданина;
• причины увольнения работника.

В отличие от бумажного варианта в электронном формате не указывают:

• возможные проблемы с доступом к данным в случае отключения интернета;

• необходимость обучения сотрудников работе с системой;

• возможные ошибки и сбои в работе системы;

• возможные проблемы с обеспечением конфиденциальности данных.

Требования к организации электронных трудовых книжек

Для успешного внедрения и использования ЭТК работодателям необходимо соблюдать следующие требования:

1. Должно быть организовано техническое взаимодействие с информационной системой ЭТК.
2. Работодатели должны иметь доступ к личному кабинету в ЭТК и вносить актуальные данные о своих сотрудниках.
3. Обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных сотрудников в соответствии с законодательством.
4. Обеспечить доступ сотрудников к их электронной трудовой книжке в любое удобное для них время.
5. Проводить обучение сотрудников перед переходом на электронные трудовые книжки.

Заключение

Электронные трудовые книжки стали современным способом ведения учета трудовой деятельности граждан в Российской Федерации. Их внедрение позволяет ускорить процессы оформления и предоставления информации о трудовой деятельности, сократить бумажную работу и повысить уровень конфиденциальности данных. В настоящее время переход на электронные трудовые книжки является обязательным для всех новых работников, и к 2023 году эта система должна стать стандартной для всех граждан.

1. Новые обязанности работодателей и сроки сдачи отчетных форм в Социальный фонд. Если раньше записи в трудовые вносили задним числом при проверке или увольнении работника, сейчас такое исключено. Сдавать отчет необходимо уже на следующий день после выпуска приказа о приеме или увольнении и до 15 числа ежемесячно, иначе компании грозят штрафы.

2. Информация о трудовой деятельности в цифровом виде формируется только с 2020 года. Поэтому чтобы работникам подтвердить стаж работы до 2020 года, потребуется хранить и предъявлять БТК. С 07.03.2021 у граждан появилась возможность сведения из бумажной книжки перенести в ЭТК, согласно ФЗ № 27. Для этого необходимо обратиться в СФР.

Электронным трудовым книжкам чуть больше года. Переходный период закончился, и основная масса работников выбрала вариант ведения книжки. Сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу, книжки больше не заводят. Напомним другие важные правила и расскажем об интересных разъяснениях.

"Молчуны" и работники, выбравшие бумажную трудовую книжку, могут отказаться от нее в любое время. Тогда оформите в книжке запись об этом и выдайте ее на руки сотруднику. Желательно сделать все день в день. Передумать и вернуться к бумажному варианту работник больше не сможет.

Подавайте сведения о трудовой деятельности на каждого работника по форме СЗВ-ТД. О приеме и увольнении нужно сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Остальные сведения подавайте не позднее 15-го числа месяца, идущего за отчетным.

• нужно сообщать о реорганизации страхователя. Для этого подходит кадровое мероприятие "Переименование";

• обязательно подавайте СЗВ-ТД на совместителей (указывайте о совместительстве в графе 4);

• не нужно сдавать отчет на директора — единственного участника общества;

• информацию о запрете занимать должность (заниматься деятельностью) подают, только если сотрудник из-за этого уволен;

• если работник сперва выбрал бумажную трудовую книжку, а потом отказался от нее, то не нужно отменять запись о первом заявлении.

Указывайте сведения внимательно и подавайте форму вовремя, чтобы не получить штраф.

При увольнении работника, отказавшегося от ведения трудовой книжки, предоставьте ему справку СТД-Р. Такой сотрудник может запросить эту справку и в период работы.