Как оформить командировку на гендиректора в 2024

Как оформить командировку на гендиректора в 2024 Минтруд
Содержание
  1. Главные аспекты оформления командировки
  2. Расчет командировочных
  3. Оформление дополнительных выходных
  4. Примеры расчетов
  5. Память о Черепанове
  6. Перечень документов для возмещения расходов
  7. В случае отсутствия документов о проживании
  8. Советы по оплате командировок
  9. Организация командировки: шаги и процедуры
  10. Содержание приказа:
  11. Отчет по командировке:
  12. Расчет и возмещение расходов
  13. Расходы, подлежащие возмещению:
  14. Представительские расходы
  15. Примеры представительских расходов:
  16. Учет представительских расходов:
  17. Подсчет дней командировки
  18. Расчет времени командировки:
  19. Шаг 7. Собрать все отчетные документы после командировки
  20. Как упростить командировку для гендиректора?
  21. Как учитывается оплата проезда в командировке
  22. Шаг 4. Приказ и доверенность на передачу полномочий директора замещающему сотруднику
  23. Оплата проживания в командировке
  24. «В его анализах не был найден допинг, мой сын был здоров»
  25. Расходы на командировку сверх нормы
  26. Курортный сбор во время командировки
  27. Транспортные расходы
  28. Выбор места в самолете
  29. Оплачивается ли страховка в командировке?
  30. Оплачивается ли дорога до аэропорта и ж/д вокзала в командировке?
  31. Оплачивается ли постельное белье и питание в поезде?
  32. Расходы на поездку на личном авто
  33. Каршеринг в командировке
  34. Оплата проезда по городу в командировке
  35. Расходы на жилье в командировке в 2024 году
  36. Проживание в отеле во время командировки
  37. Аренда квартиры в командировке
  38. *Шаг 6. Визы и другие документы, необходимые для поездки за границу
  39. Расходы при однодневной командировке
  40. *Шаг 1. Служебная записка
  41. Как считается оплата выходных в командировке
  42. Шаг 8. Заполнить авансовый отчет
  43. Шаг 2. Приказ о направлении в командировку
  44. Командировка за границу
  45. Расходы на визу в командировке
  46. *Шаг 3. Командировочное удостоверение
  47. Срок командировки
  48. Оплата питания
  49. Как оплачивается командировка по общим правилам
  50. Оплата труда во время командировки
  51. Средний заработок при почасовой оплате труда
  52. Когда выплачивают командировочные
  53. Суточные во время командировок
  54. Чем суточные отличаются от командировочных
  55. Работник задерживается по объективным причинам
  56. Доплата за работу в ночь и в выходные/праздники
  57. Что входит в прочие расходы во время командировки
  58. Расходы на услуги связи в командировке
  59. Комиссионные расходы
  60. О командировке и возмещении расходов
  61. Шаг 9. Сдать отчет и необходимые чеки в бухгалтерию

Главные аспекты оформления командировки

Командировка — это служебная поездка по распоряжению работодателя вне места постоянной работы. Генеральный директор отправляется в командировку по собственному распоряжению. Чтобы избежать штрафов от налоговой или трудового инспектора, необходимо оформить командировку правильно.

Расчет командировочных

Чтобы избежать штрафов, необходимо учесть следующие основные моменты при рассчете командировочных:

  • Транспортные расходы (билеты, аренда автомобиля)
  • Проживание (гостиница, аренда жилья)
  • Питание (рестораны, кафе)
  • Прочие расходы (такси, бизнес-центры)

Оформление дополнительных выходных

Если командировка заканчивается в пятницу, работник может захотеть провести выходные в месте командировки. Чтобы выходные не вошли в период командировки, необходимо правильно рассчитать даты начала и окончания командировки.

Примеры расчетов

Приведем примеры расчетов командировочных для генерального директора в 2024 году:

  1. Транспортные расходы:

    • Авиабилет до города назначения — 50 000 рублей
    • Такси до гостиницы — 2 000 рублей
  2. Проживание:

    • Проживание в отеле — 5 000 рублей за ночь
  3. Питание:

    • Ресторанное меню — 3 000 рублей в день
  4. Прочие расходы:

    • Прокат автомобиля — 4 000 рублей в день
    • Работа в бизнес-центрах — 1 500 рублей в день

Память о Черепанове

13 октября 2008 года стал черным днем в российском хоккее. Во время матча Витязь — Авангард скончался 19-летний хоккеист Черепанов. Сегодняшний матч Фонбет Чемпионата КХЛ будет посвящен его памяти. Руководство клуба уже почтило его могилу на кладбище.

## Mogila syna v Omske utopaet v tsvetakh

Это было как вчера. Хотя прошло уже 15 лет. Я набираю номер Маргариты Александровны, мамы Черепанова.

## Mogila syna v Omske utopaet v tsvetakh

— Спасибо большое Авангарду за память о сыне. Мне позвонили и пригласили на матч. Но я в любом случае поехала бы в Омск. Была и в прошлом году, когда играли с Амуром и под своды новой арены поднимали свитер Леши.

Я живу и работаю в Барнауле, там тоже сына помнят. Сейчас в местном дворце после ремонта тоже будут поднимать его баннер. Там базируется городская хоккейная школа имени Алексея Черепанова. И я там по-прежнему работаю методистом.

![](https://s-cdn.sportbox.ru/images/styles/900x700-auto/fp_fotos/44/bc/3b94bace2f16efd5dedae933c2a360856528eb0b44950154676863.jpg)

Иногда общаюсь по телефону с Антоном Курьяновым, теперь генеральным менеджером Авангарда. Они дружили, Курьянов был как старший брат для сына. Он помогал, когда у меня был фонд. Я же детские турниры памяти Леши провожу каждый год. У нас с Антоном сложились доверительные отношения.

— Как вам новая арена? Посмотрели уже?

— Я была поражена, когда ее увидела. Голова закружилась от такой высоты! Столько народу, такая шумная! Сын мечтал бы здесь сыграть. И он был бы счастлив, когда Авангард в 2021 году выиграл Кубок Гагарина.

— Яромир Ягр на связь не выходил? Для него смерть Черепанова в 2008 году стала личной трагедией.

— Нет, ни разу. Я с ним никогда не общалась.

— Омичи помнят Черепанова?

— Да, я с ними общаюсь, переписываемся в Одноклассниках. Все отзываются тепло об Алешке. Болельщики Авангарда — это сила. Есть даже те, кто младше — Леше в следующем году было бы уже 35 лет. Но и молодежь о нем знает. А в клубе выпустили футболки Ястреб навсегда с фотографией сына.

Я поначалу переживала, что похоронила Лешу в Омске, а не на родном Алтае. Но теперь не жалею. Когда годовщина или родительский день — всегда могила утопает в цветах. Люди идут к своим, проходят мимо — и пару гвоздик положат. Это хоккейный город, тут каждый — болельщик.

— Приз лучшему новичку КХЛ носит имя Алексея Черепанова.

## Командировка для гендиректора, являющегося учредителем

Командировка для учредителя имеет ряд особенностей. Так, если с учредителем не заключен трудовой договор, то следует выбрать один из сценариев:

Вариант 1. Заключить срочный трудовой договор с учредителем. Если трудоустроить руководителя в штат, то командировку спокойно можно оформить по тем правилам, по которым в служебные поездки отправляют других сотрудников. В договоре необходимо обозначить те обязанности, которые будет исполнять учредитель в течение служебной поездки.

Вариант 2. Оформить на период командировки гражданско-правовой договор, прописав в документе задачи и цели поездки.

Вариант 3. Отправить учредителя в командировку без оформления договора. Во время крупных и важных сделок должны присутствовать заинтересованные лица, поэтому у проверяющих органов не будет претензий к отсутствию необходимого документа и целесообразности затрат на командировку.

Перечень документов для возмещения расходов

При покупке билетов, бронировании жилья и аренде автомобиля во время командировки необходимо хранить следующие документы для возмещения расходов:

  • Чеки
  • Документы о покупке билетов
  • Договор об аренде автомобиля
  • Счета за бронирование жилья

В случае отсутствия документов о проживании

Если у сотрудника нет документов, подтверждающих его проживание в командировке, компания может отказать в оплате. Регулирование таких ситуаций происходит в соответствии с положением о командировках.

Если компания все-таки оплатила проживание без документов, бухгалтерии придется начислить на выплаты НДФЛ и страховые взносы.

Советы по оплате командировок

Необходимо внимательно следить за сохранением всех чеков, документов и счетов при покупке билетов, бронировании жилья и аренде автомобиля. Это позволит в дальнейшем получить возмещение расходов без удержания НДФЛ и получить единовременный вычет по НДС.

Организация командировки: шаги и процедуры

Чтобы организовать командировку, компания должна издать приказ. Он может быть в стандартной форме T-9 или бланке, специально разработанном в компании.

Содержание приказа:

  • ФИО сотрудника
  • Место командировки
  • Даты начала и окончания
  • Цель командировки

После выдачи приказа, сотруднику выдаются средства на командировочные расходы. Это можно сделать как наличными через кассу, так и переводом на карту.

Отчет по командировке:

По завершению командировки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В отчет включаются следующие пункты:

  1. Документы по командировочным расходам (чеки, договоры аренды, билеты транспорта, оплата за такси).

App

Google Play

Расчет и возмещение расходов

Расходы, подлежащие возмещению:

  1. Расходы на проезд (без разницы, какой вид транспорта используется)
  2. Оплата аренды жилья
  3. Суточные расходы
  4. Другие расходы (на питание, связь, транспорт и т.д.)

Для возмещения сотруднику затрат, необходимо подтвердить их документально. Предоставление билетов, счетов за проживание, чеков — обязательный шаг.

Представительские расходы

Представительские расходы — это затраты, связанные с деловой деятельностью во время командировки.

Примеры представительских расходов:

  • Деловые обеды и ужины
  • Аренда офисных помещений или апартаментов
  • Такси, билеты на мероприятия и другие затраты

Учет представительских расходов:

Представительские расходы учитываются в бухучете полностью, но в налоговый учет входит не более 4% от фонда заработной платы.

Подсчет дней командировки

Для корректного подсчета длительности командировки, необходимо установить даты отъезда и возвращения. Это важно для расчета аванса сотруднику и учета времени в табеле.

Расчет времени командировки:

Если для добрачи до вокзала или аэропорта требуется дополнительное время, это также включается в общий подсчет времени командировки.

Например, поезд отправляется в 0:15 11 января, следовательно, предыдущий день (10 января) не учитывается в расчетах.

Самолет, на который организация купила билеты, вылетает за несколько минут до полуночи 10 января — бухгалтеру или кадровику придется включить этот день в расчет командировочных полностью.

Шаг 7. Собрать все отчетные документы после командировки

После окончания служебной поездки следует проверить наличие всех необходимых документов, а именно:

Как упростить командировку для гендиректора?

Отъезд гендиректора часто оборачивается стрессовой ситуацией для компании. Если доверенное лицо отсутствует, то решать вопросы, требующие подписи директора, становится невозможно. Например, экстренное увольнение по инициативе работника с правом не отрабатывать две недели или неожиданные проверки.

Система КЭДО — кадрового электронного документооборота — позволяет руководителю спокойно отправляться в служебные поездки. Ведь любой вопрос можно решить дистанционно, поставив подпись под нужным документом.

Даже если генеральный директор в командировке занят и не может уделить время подписанию документов, то в КЭДО оформляется т.н. машиночитаемая доверенность. В Easydocs сформировать МЧД можно за 10 минут

Как учитывается оплата проезда в командировке

За дни выезда в командировку и возвращения из нее работник должен получить деньги как за отработанные дни плюс за понесенные траты в поездке. Какие расходы при этом надо учитывать:

На эти траты нужно запланировать аванс. Если же сумма, потраченная сотрудником на транспорт и проезд, превышает изначальный бюджет, придется возместить разницу, но для этого командированному так же потребуется приложить чеки и билеты после своего возвращения. Сам порядок возмещения можно прописать в коллективном договоре или во внутреннем Положении о командировках.

Подробнее о том, как компенсировать командировочные расходы работнику,

Шаг 4. Приказ и доверенность на передачу полномочий директора замещающему сотруднику

Когда генеральный директор находится в отъезде, нужно, чтобы кто-то исполнял его повседневные обязанности и вел дела. В таком случае руководитель должен выбрать доверенное лицо и оформить на него доверенность о передачи полномочий на срок служебной поездки.

Гендиректор может выбрать любого сотрудника, однако чаще всего доверенным лицом становится заместитель директора, технический директор (СТО), соучредитель, главный бухгалтер или же руководитель департамента или отдела. Также у генерального директора есть возможность разделить обязанности между несколькими доверенными лицами в том случае, если ответственный работник взял больничный или же ушел в неоплачиваемый отпуск.

У доверенности нет унифицированного шаблона: она имеет свободную форму. Документ подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. В доверенности на передачу полномочий директора другому сотруднику содержатся следующие сведения:

Бывают ситуации, когда в обязанности доверенного лица не входит замещение гендиректора в случае отъезда последнего. Тогда необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника.

Также нужно получить письменное согласие от работника о том, что он готов исполнять обязанности директора в указанный период.

Оплата проживания в командировке

Согласно ст. ТК РФ и Положению от 13 октября 2008 г. № 749, алгоритм возмещения расходов командированному на наем жилья определяется так, как записано во внутренних документах организации. Сумма возмещения и требования к документальному подтверждению расходов на наем жилья устанавливает сама компания и фиксируют в коллективном договоре ( или другом локальном акте).

Как быть, если работник не предоставил ни чеков, ни счета из гостиницы? Проживание сотрудника в командировке придется оплатить, даже если тот не представил подтверждающих документов. Однако работодатель может прописать ограничения на подобный случай (например, выплатой фиксированной минимальной суммой) в локальном акте или коллективном договоре.

Как оформить командировку на гендиректора в 2024

«В его анализах не был найден допинг, мой сын был здоров»

— Каким игроком мог бы стать Алексей Черепанов? Наверняка он играл бы в НХЛ и за сборную России.

— Не знаю, я об этом не задумывалась. Жизнь — такая штука, что и травмы бывают. Может, и получилось бы стать великим игроком.

Но я думаю, что Леша стал бы хорошим тренером. Я давно уже работаю в хоккее. Всегда прикидываю, как сын повел бы себя в той или иной ситуации.

Главные качества тренера — это доброта и справедливость. А сейчас у каких-то молодых специалистов другие ориентиры. На первом месте стоят деньги.

Сын же своих тренеров уважал и любил, всегда был о них хорошего мнения. А может, просто попадались такие люди — что Владимир Николаев по детям в Барнауле, что Игорь Семенов в Омске. С восторгом он отзывался о Валерии Белоусове. И сам Леша очень любил возиться с детьми.

— Вы вспоминаете тот черный день? Как узнали о смерти сына?

— 13 октября мне позвонил Алексей. Вообще в день игры мы никогда не созванивались. Общались только после матча. Сын даже ругал меня, если я перед хоккеем ему набирала. А тут именно сам позвонил.

Я удивилась сильно: «Что происходит? Вы уже сыграли?» — «Нет, мы едем на матч». — «А что ты звонишь?» — «Да просто сказать, что я тебя завтра встречу».

У меня на руках был билет на поезд. Вечером я выезжала из Барнаула. Отвечаю ему: «Не надо встречать, я сама доберусь — приезжаю в 11 утра в Омск. А ты с выезда только прилетишь. Поэтому отдыхай, я сама доберусь до дома». — «Нет, — говорит, — обязательно встречу».

Это был наш последний разговор. Я села в поезд, меня проводил муж Андрей. И уже 14 октября, где-то в 1:40 ночи мне позвонила сестра мужа: «Маргарита, ты где?» — «Еду к Леше». — «Зачем?» — «В смысле, зачем? В гости». И она бросает трубку.

Я выхожу в тамбур, все люди спят. Набираю ей — она не берет. Звонила-звонила — бесполезно. Набираю ее сыну. Он тоже не брал. Потом взял трубку, всхлипывает. «Дима, что такое? Что-то с Андреем?» — «Нет».

Как оформить командировку на гендиректора в 2024

Я закричала уже: «Говори, что случилось! Что-то с Лешей?» — «Его больше нет».

Очнулась уже в купе. Не знаю, кто меня туда притащил. Откачивали меня нашатырем. Я ехала на поезде «Рубцовск — Омск». Со мной было много омичей. В вагоне включили свет. Все пытались что-то говорить, чем-то меня поить. Звонков очень много от журналистов.

Встретили меня, в вагон зашли администратор «Авангарда» и Лешин друг Саша, которого тоже уже нет в живых. Привезли меня к Леше домой. Там уже была скорая. Мне ставили какие-то уколы.

Начала приходить в себя только спустя девять дней. А так я даже не понимала, где похоронили Алешу. Через день только узнала место, когда мы поехали после похорон. А если бы меня одну отправили, я бы даже могилу не нашла на Старо-Северном кладбище. Ничего не помню, как это происходило, кто там был. Потом уже родственники рассказали, что за укол мне вкололи, но всё было как в тумане.

Всплывает в памяти только картина, как к дому привезли машину Леши, белую Infiniti. Стоит она на газоне с портретом сына — и вся в цветах.

Боль притупляется, но этот день не забудется никогда. Не знаю, за что это всё, почему уходят молодые ребята. Батюшка мне сказал, что Бог забирает лучших. Значит, на небесах они нужнее. Очень жаль, что в этом году из жизни ушел Родион Амиров, который играл в «Салавате Юлаеве». Я рыдала всю ночь.

Как же так, почему из жизни выхватывают талантливых мальчишек? У нас в Барнауле один мальчик играл в хоккей. Обнаружили рак крови. Все собирали деньги, он ездил в Москву, лечился. Вроде началась ремиссия, но через два года умер. 18 лет всего было. Или вот рядом с Алешей похоронен Самвел Мнацян. Он ушел в 29 лет от рака.

Таким ребятам бы жить да жить и делать детей — таких же, как они. А их нет. Безумно жаль. Почему так несправедлива судьба?

— Алексей Черепанов был светлым парнем. Об этом вам каждый скажет.

— Полгода назад мне позвонили из Омска. Рассказали, что один человек обливает грязью Алексея. И скинул мне скрины из его соцсетей. Там жуть полная, что Леша был наркоманом. А ведь он работает учителем английского языка в школе, фамилия его — Власов.

Как оформить командировку на гендиректора в 2024

Мне как матери очень обидно такое читать. Я знаю, что мой ребенок был совершенно здоровым, он ничего не употреблял. В его анализах не был найден допинг. Обнаружен был только кордиамин — лекарство для сердца.

Но хороших людей гораздо больше. Их очень много. И память об Алеше не угасает, с каждым годом она всё сильнее. И как будто это было вчера.

И сейчас я на 150 процентов уверена, что сделала правильный выбор, оставив сына в Омске. Здесь его очень любят и любили всегда.

Больше новостей спорта – в нашем телеграм-канале.

Расходы на командировку сверх нормы

В налоговом законодательстве указаны лимиты по обложению командировочных расходов НДФЛ и страховыми взносами. Исходя из п.1 ст. 217 и п.2 ст. 422 Налогового кодекса, работодатель при превышении лимита командировочных обязан заплатить с разницы НДФЛ и страховые взносы.

Как оформить командировку на гендиректора в 2024

Курортный сбор во время командировки

Курортный сбор — платеж, который в некоторых регионах России: Алтае, Крыму, Санкт-Петербурге, Краснодаре и Ставрополе берут с туристов. Платят его и командировочные, если останавливаются в гостинице на срок более суток.Курортный сбор не облагается НДФЛ и страховыми взносами и должен компенсироваться компанией, согласно Письму Минфина России от 03.02.2020 N 03-03-05/6546.

Транспортные расходы

Не имеет значения, на каком транспорте путешествует сотрудник. Работодатель все равно должен оплатить его билет на поезд, самолет или автобус. Часто поездка не ограничивается одним видом транспорта. Например, чтобы добраться до вокзала или аэропорта поздно ночью командированный может взять такси или машину в каршеринг и получить за них возмещение.Лучше перед командировкой узнать об ограничениях на расходы по поездке. Обычно все ограничения записаны в локальном акте компании — Положение о командировках.

Билеты для командировкипо ценам поставщиков и без скрытых комиссий

Как оформить командировку на гендиректора в 2024

Выбор места в самолете

Компания оплачивает услуги по провозу багажа, перевесу или дополнительной упаковки при условии, что иное не указано в локальном акте. Для оплаты расходов сотрудник должен предоставить квитанцию. Еще потребуется написать объяснительную, по какой причине произошел перевес или зачем он использовал дополнительную упаковку.

Оплачивается ли страховка в командировке?

Аэроэкспресс — это транспортная компания и электропоезд, который ходит из вокзалов Москвы в аэропорты Внуково, Домодедово и Шереметьево. Это быстрый способ попасть в аэропорт, минуя городские пробки.

Расходы на аэроэкспресс можно учесть в расходах налога на прибыль, обозначив как расходы на командировку (п.12 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Оплачивается ли дорога до аэропорта и ж/д вокзала в командировке?

Да, оплачивается. Если аэропорт или железнодорожный вокзал находятся за чертой города, компания возместит стоимость проезда. Это написано в пункте 12 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». Для возврата денег командированный должен вместе с Авансовым отчетом предоставить билет или чек.

Оплачивается ли постельное белье и питание в поезде?

Платное постельное белье в поезде входит в перечень обязательных расходов в командировку. А вот питание не считают расходами, так как на него командировочный получает суточные.

Расходы на поездку на личном авто

Поездку в командировку на личном автомобиле сотрудник вначале должен согласовать с работодателем. После одобрения бухгалтер оформит приказ о командировке и выдаст путевой лист.

По возвращению расходы на топливо подтверждают чеками с оплатой бензина.

Каршеринг в командировке

Каршеринг можно использовать в командировке, и работодатель должен возместить расходы сотруднику. Главное — подтвердить их. В бухгалтерию потребуется принести такие документы:

А вот путевой лист не нужен.

Компания по собственному усмотрению может компенсировать и штрафы за нарушение ПДД или условий использования каршеринга. Но на такие расходы придется заплатить налоги.

Оплата проезда по городу в командировке

Расходы на метро, такси или каршеринг в командировке компания может отнести к прочим расходам организации и избежать налогообложения. Но для принятия к учету потребуется оформить подтверждающие документы. Разъяснение по этому поводу дается в письме Минфина России от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215.

Для избежания вопросов от налоговой возможность поездок на такси или каршеринге, лучше указать в Положении о командировках. В документе прописывают все ситуации, в которых работник имеет право на такие поездки.

Как оформить командировку на гендиректора в 2024

Как контролировать расходы сотрудников

Как оформить командировку на гендиректора в 2024

Расходы на жилье в командировке в 2024 году

Если компания не селит сотрудника в командировке бесплатно, то должна выписать компенсацию расходов на жилье. Выплата происходит с помощью аванса.

В ситуации, когда сотрудник по независящим от себя причинам превысил лимит аванса, компания возмещает перерасход. Документы для подтверждения расходов:

Закон не регламентирует сумму расходов на проживание в командировке, компания сама устанавливает лимит в локальном документе.

Проживание в отеле во время командировки

Как оформить командировку на гендиректора в 2024

2 000 000 отелей по всему миру

Бронируйте на Smartway без наценки!

Проживание в гостинице во время командировки работодатель возмещает как и при оплате жилья. В стоимость компенсации не входят дополнительные услуги гостиницы: мини-бар, спортзал, спа и т. д.

Что касается завтрака, то все зависит от вида расхода. Если завтрак — отдельная услуга, он не оплачивается компанией, а если включен в сумму проживания, то завтракать сотрудник будет за счет работодателя.

Аренда квартиры в командировке

Кроме гостиничного номера сотрудник может арендовать жилье посуточно или на длительный срок. Аренда квартиры даже у физического лица нуждается в документальном подтверждении. Сотруднику потребуется заключить договор найма жилья и взять у арендодателя расписку о получении денег за аренду.

*Шаг 6. Визы и другие документы, необходимые для поездки за границу

Для служебных поездок за границу требуются те же документы, что и для командировок на территории России. Однако заграничная служебная поездка сопряжена с другими расходами:

У консульства каждой страны существуют свои правила оформления виз, которые нужно уточнить заранее.

Так как оформление виз сопряжено с бюрократическими сложностями и бумажной волокитой, вместо генерального директора заняться данным вопросом вопросом может его доверенное лицо: при условии наличия соответствующего документа.

На шенгенскую визу подавать документы придется лично, потому что для оформления визы нужны отпечатки пальцев. Исключение составляет случай, когда биометрические данные были сданы за последние пять лет.

Помните, что после оформления виз необходимо сохранять все чеки для дальнейшего возмещения расходов.

Расходы при однодневной командировке

Однодневная командировка отличается от обычных командировок только сроком. Однодневной называют командировку, в которой сотрудник может вернуться домой в день отъезда.

Например, менеджер компании «Три кота» Иванов И.В. поехал в командировку 25.02.2024 в 7−00, а вернулся в 17−00. Его командировка будет однодневной.

Суточные при однодневной командировке не выплачивают. Но компания должна выплатить среднюю зарплату за день и возместить расходы на проезд и другие траты.

*Шаг 1. Служебная записка

Для того, чтобы отправить сотрудника в служебную командировку, компании необходимо оформить внутренние документы.

Служебная записка составляется для того, чтобы проинформировать руководство о необходимости направить работника в командировку, согласовать поездку и расходы. Пишется записка на имя руководителя, поэтому составление документа в случае со служебной поездкой гендиректора не является обязательным. Главное — подготовить приказ о командировке.

Генеральный директор составляет служебную записку от собственного лица, отправляя самого себя в командировку (Письмо Роструда от 11 марта 2009 г. N 1143-ТЗ). В документе должна содержаться следующая информация:

Как считается оплата выходных в командировке

Иногда графики работы командирующей и принимающей стороны компании не совпадают. Поэтому может случиться, что в тот день, что считается выходным для сотрудника на основном месте работы, ему придется трудиться. Тогда способ оплаты командировочного дня будет зависеть от личного выбора работника — попросить отгул или взять оплату отработанного времени в повышенном размере.

Если он выбирает первый вариант, то эти часы работы не оплачиваются. Если второй (без отгула) — смотрят на специфику работы, как в таблице ниже.

Размер оплаты выходных в командировке в зависимости вида оплаты труда

Вид оплаты труда Размер положенной ставки

Не меньше двойного размера ставки в час

Одинарная дневная или двойная ставка (если работа выполнялась сверх месячной нормы труда)

Двойной сдельный тариф

Как быть, если сотрудник пребывал в командировке в свои законные выходные, но фактически не выполнял работу?

Рассчитывайте только сумму суточных. За все дни командировки и время, затраченное на дорогу, средний заработок (сумма вычисляют исходя из стандартного графика работы) сохраняется. При этом, как считает Роструд, работодатель должен компенсировать сотруднику суточные за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, и за время, проведенное в пути.

Как рассчитывать командировочные, когда на праздничный день выпадает лишь часть смены?

Если на дни праздников или выходных пришлась только часть рабочей смены, оплачиваются именно отработанные часы (от нуля до двадцати четырех).

Шаг 8. Заполнить авансовый отчет

Далее необходимо прописать суммы выданных и потраченных денег. К авансовому отчету прикладываются все нужные документы — билеты, квитанции, чеки: на их оборотной части нужно прописать назначение. Например, «квитанция», «счет-фактура» и так далее.

Для заполнения отчета можно воспользоваться унифицированной формой АО-1 или же шаблоном, разработанным организаций. На лицевой стороне документа необходимо указать следующую информацию:

На лицевой стороне должна быть расписка, которая представляет собой отрезную часть. В расписке указывается, что авансовый отчет был принят бухгалтером: подписанный квиток остается у командированного.

На оборотной стороне нужно отметить:

На каждый документ, подтверждающий командировочные расходы, прописывается наименование и сумма трат. Суммы, указанные в других документы, должны совпадать с этими значениями. Командированный ставит свою подпись на оборотной стороне отчета.

Шаг 2. Приказ о направлении в командировку

Для составления приказа используется унифицированная форма Т-9. Также можно заменить ее шаблоном, разработанным в организации. Шаблон зависит от правил, прописанных во внутреннем положении о командировках.

Приказ должен быть оформлен на имя генерального директора: и в данном случае подписывается им же (Письмо Роструда от 11 марта 2009 г. N 1143-ТЗ). В документе содержатся следующие сведения:

Документ должен быть зафиксирован в журнале регистрации приказов организации.

Командировка за границу

Если сотрудника отправляют в командировку за границу, и у него нет загранпаспорта, он обязан его сделать. И работодатель возмещает расходы на его получение (государственные пошлины).

При упоминании таких расходов в локальном акте компании, работодатель может включить их при учете налога на прибыль.

Расходы на визу в командировке

Компания берет на себя и расходы на визу для кмандированного. При налоговом учете эту категорию включают в прочие расходы, связанные с командировками, без уплаты НДФЛ и страховых взносов.

*Шаг 3. Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение подтверждает тот факт, что сотрудник на данный момент находится в деловой поездке и выполняет служебные поручения.

С 2014 года правительство исключило удостоверение из списка необходимых отчетных документов (Постановление от 29 декабря 2014 года №1595) в целях упрощения подтверждения командировочных расходов, поэтому оформление командировочного удостоверения не является обязательным. В нынешней практике подтверждением факта командировки служит приказ о командировке и служебная записка, а расходов — билеты и договоры об аренде жилья.

Удостоверение создается на основе приказа, подготовленного бухгалтерией или же отделом кадров. Для составления командировочного удостоверения используется утвержденная форма Т-10, которая предоставляется в бухгалтерию наряду с финансовым отчетом и содержит следующие сведения:

Обратите внимание! Командировочное удостоверение распечатывается в одном экземпляре, подписывается генеральным директором (то есть самим командированным) и хранится у сотрудника в течение всей поездки. Перед отправкой в командировку на удостоверении ставится печать организации. По возвращении на обратной стороне документа указывается информация о прибытии и отбытии вместе с названиями организаций, подписями, печатями и датами.

Срок командировки

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Срок командировки определяет работодатель и указывает его в приказе о направлении работника в командировку.

При этом, по общему правилу, фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из командировки (п. 7 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В стандартной ситуации срок, отраженный в приказе, и срок, подтвержденный проездными документами, совпадает. Например, самая распространенная ситуация – работодатель самостоятельно приобретает билеты для сотрудника.

Оплата питания

Питание в командировке — это забота самого сотрудника. Компания может предусмотреть компенсацию в регламенте о командировках. Но в трудовом кодексе расходы на питание не рассматриваются в контексте необходимой финансовой поддержки, и страховые взносы будут начислены. К такому выводу пришел Минтруд в письме Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100.

Если компания решает оплачивать питание сотрудника отдельно, то компенсация считается его доходом и должна облагаться НДФЛ. Такую правовую позицию озвучивает и Министерство финансов России. Идентично высказывается ФНС (письмо от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/26, письмо УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271).

Как оплачивается командировка по общим правилам

Согласно тексту ТК РФ, под командировкой подразумевают поездку для выполнения служебных поручений по инициативе работодателя на конкретный срок. При этом нельзя путать командировку с другими видами поездок, а значит оформлять их оплату одним и тем же способом.

Что не считается командировкой:

Какие случаи подходят под определение командировки:

Что нужно учесть, чтобы подготовить весь пакет документов, необходимых для оформления командировки, узнаете в этой статье

Средний заработок командированного сохраняют в том же размере (ст. ТК РФ). При этом его начисляют за все рабочие дни, включая время, проведенное в командировке, в пути и на вынужденных остановках, и выплачивают согласно тому режиму работы сотрудника, что принят на месте его основной работы.

Для сотрудников с традиционным и суммированным учетом времени труда алгоритм оплаты дней в командировке уже другой. В первом случае используем такую формулу расчета: средний дневной заработок умножаем на число рабочих дней (за время, отведенное на командировку).

Во втором — средний часовой заработок умножается на число рабочих часов (смотрим по графику сотрудника), которые надо оплатить. При общих расчетах опирайтесь на п. 9 и 13 Положения о среднем заработке.

О том, нужна ли доплата командированным работникам, у которых средний заработок на период поездки оказался меньше зарплаты,

Совет. Если сотруднику на ГПХ все-таки требуется поездка, пропишите все условия и порядок компенсации затрат в специальном соглашении и приложить его к трудовому договору (ст. 450 ГК РФ).

Оплата труда во время командировки

Труд во время командировок оплачивают по среднему заработку. Для расчета берут все деньги, выплаченные за 12 месяцев, и делят на количество рабочих дней. Сюда входят оклад, премии, надбавки и доплаты. А вот больничные, отпускные и материальная помощь не входят (ст. 139, ст. 167 ТК РФ, п. 9 положения о служебных командировках).

Средний заработок при почасовой оплате труда

Средний заработок при часовой оплате рассчитывают так же, как и по окладу. Делят заработную плату, полученную сотрудником за год, на отработанные часы.

Например: Сидоров И. А. работает инженером-технологом в компании «Строй-Дом» на почасовой оплате. Его заработная плата с 04.12.2023 по 24.12.2023 — 83 965 р. За это время он отработал 160 часов.

Средний заработок Сидорова — 524 рубля в час.

Когда выплачивают командировочные

Если работодатель не заплатил командировочные вовремя, сотрудник может отказаться от поездки или потребовать компенсацию по приезду.

Суточные во время командировок

Суточные — это обязательная выплата командированному. Сотрудник может тратить эти деньги на свое усмотрение, ведь их цель — покрыть дополнительные расходы в поездке.Суточные вносят в авансовый отчет, чтобы в налоговом и финансовом отчете отобразить как расходы на командировку.

Чем суточные отличаются от командировочных

Главное отличие суточных от командировочных в том, что за суточные сотрудник не отчитывается. Командировочные компенсируют проезд и жилье, а суточные — это возмещение расходов, размер которых нельзя заранее предусмотреть.

Работник задерживается по объективным причинам

Одна из самых распространенных ситуаций, когда работник вовремя не может вернуться из командировки – отсутствие билетов. Справедливости ради следует отметить, что чаще всего при направлении в командировку сразу приобретаются обратные билеты. Между тем, возможны и нестандартные ситуации.

Итак, если задержка вызвана объективными причинами (в частности, отсутствием билетов) и не связана именно с желанием работника задержаться в месте командировки, полагаем, что период задержки и день возвращения из командировки необходимо включить в период командировки.

Соответственно, возникает необходимость продления командировки.

Пример. Работник направлен в командировку со среды по пятницу. Обратные билеты заранее не были приобретены. В связи с отсутствием билетов на пятницу, работник смог приобрести билет только на субботу.

В данной ситуации считаем, что надо действовать следующим образом.

Работнику следует поставить в известность работодателя. По возвращении из командировки, работнику надо написать служебную записку, в которой указать, что в связи с отсутствием билетов на пятницу, были приобретены билеты на субботу.

На основании этой служебной записки и приложенных проездных документов, работодателю следует издать приказ в произвольной форме о включении субботы в период командировки с соответствующей оплатой.

Отметим, что, если по объективным причинам работник прибыл из командировки с задержкой, он должен представить помимо проездных билетов также оправдательные документы, подтверждающие причину задержки (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244). В частности, это может быть справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железной дороги, справка об отсутствии билетов на определенную дату и т.д.

Работник задерживается в месте командировки на выходные по собственной инициативе

Согласовать возможность задержки на выходные работнику следует до начала командировки и до того, как будут приобретены обратные билеты.

Отметим, что работодатель обязан возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках).

Поэтому в ситуации, когда сотрудник задержался в месте командировки на выходные дни, организация также должна возместить ему расходы на проезд к месту жительства. Но более поздний выезд из места командировки работнику надо согласовать с работодателем.

Если работодатель не возражает, оформить более поздний возврат можно следующим образом. В приказе о направлении работника в командировку указать фактический срок командировки, т. е. тот период, на который работник направляется в другую местность для выполнения задания.

При этом в приказе следует дописать: «Разрешить Иванову М.Р. выезд из места командировки ____________(указать дату). Бухгалтерии за период _________(указать даты) суточные Иванову М.Р не выплачивать. Расходы на проживание в месте командировки _________(указать даты) не возмещать.».

Такое оформление снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.

Расходы работодателя на возмещение проезда из командировки в ситуации, когда сотрудник задерживается в месте командировки на выходные, включаются в состав расходов при исчислении налога на прибыль (письмо Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687).

Подключите тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров – практичный функционал, календарь кадровика, проверка на ошибки

Доплата за работу в ночь и в выходные/праздники

Выходной или праздничный день в командировке оплачивают в двойном размере, если сотрудник в этот день работал. Если отдыхал, то оплата не положена.Вместо двойной оплаты, сотрудник может попросить отгул и тогда зарплата будет начислена как за обычный день.

Что входит в прочие расходы во время командировки

В прочие включают затраты, которые не входят в перечень прямых командировочных расходов. То есть в расходы на проживание, транспорт и т. д.

Прочие расходы — это:

Расходы на услуги связи в командировке

Сотрудник может потребовать от работодателя возмещение своих расходов на связь, если они были связаны с решением рабочих вопросов.

Расходы на связь включают в авансовый отчет в статью прочих расходов. При этом компания может не платить НДФЛ и страховые взносы.

Комиссионные расходы

Перевозчики включают в стоимость билетов комиссионный или сервисный сбор. Так как билет без него купить нельзя, то работодатель его полностью возмещает сотруднику.

Другое дело если сервисный сбор возник из-за обмена билета. В этом случае смотрят на обстоятельства обмена. Если билет пришлось поменять из-за вины сотрудника, компания не обязана компенсировать сервисный сбор. А если вины сотрудника нет, например, он заболел или работодатель сам перенес срок командировки, то расход признается и должен быть оплачен.

О командировке и возмещении расходов

Для учета командировочных расходов работодатель и сотрудник должны оформить трудовые отношения. А в трудовом договоре указать место нахождения организации. Оно и будет местом работы сотрудника. Если сотрудника посылают работать не по месту работы — он в командировке.

Сотрудника без трудового договора или на гражданско-правовом нельзя отправить в командировку.

Согласно ст 167 ТК РФ сотруднику в командировке работодатель гарантирует сохранение рабочего места, среднего заработка и возмещает расходы по работе.

Как оформить командировку на гендиректора в 2024

Бронируйте ж/д билеты для командировок без наценок и скрытых сборов

Шаг 9. Сдать отчет и необходимые чеки в бухгалтерию

Во многих компаниях существует стереотип о том, что руководителю необязательно строго отчитываться о расходах за время командировки, однако это не так. Генеральный директор, как и любой другой сотрудник, должен корректно заполнить авансовый отчет и передать его в бухгалтерию. Сделать это нужно за три рабочих дня с момента возвращения из командировки.

После проверки отчет будет подписан бухгалтером, главным бухгалтером, а также руководителем компании.

Оцените статью
Минтруд России