Размер порядок выплаты когда нужно начислять ндфл и страховые взносы

Суточные во время командировки по России

При отправке сотрудника в служебную командировку внутри страны, работодатель также обязан выплатить суточные. В соответствии с Положением, компания должна возместить сотруднику суточные за каждый день нахождения в командировке.

Если сотрудник отправляется в командировку в рабочие дни, то работодатель должен выплатить суточные за каждый из этих дней. При этом, если сотрудник вернулся в выходные или праздничные дни, компания должна также выплатить суточные за эти дни.

Суточные во время заграничной командировки

При направлении сотрудника за границу в служебную командировку, размер и условия выплаты суточных могут отличаться. В зависимости от страны и конкретных условий, работодатель должен учитывать особенности расчета суточных для заграничной командировки.

Размер суточных для федеральных госслужащих

Для федеральных государственных гражданских служащих, находящихся в командировке на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей, установлен размер суточных в размере 8 480 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке по Указу Президента РФ № 752.

Таким образом, суточные являются важной частью компенсации расходов сотрудника во время служебной командировки. Размер и условия выплаты суточных могут различаться в зависимости от страны, региона и должности сотрудника. Работодатели обязаны учитывать все особенности и нормы выплаты суточных для разных видов командировок.

Письмо от Минтруда России по поводу Указа № 752

Комментарий Минтруда

В письме от 14.07.2023 № 28-7/10/В-10836 Минтруд России отметил, что Указом № 752 не установлена зависимость от того, из какого субъекта РФ командированы должностные лица и работники. Поэтому предусмотренные гарантии должны осуществляться во всех случаях командирования на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей.

Например, решение Ленинского районного суда города Ростова-на-Дону от 08.08.2023 указывает на необходимость соблюдения Указа во всех случаях.

Письмо Минтруда о командировке

В случае командирования в пределах территории одного нового субъекта РФ предоставление гарантий, установленных Указом № 752, считается необоснованным. Например, выезд из одного населенного пункта в другой не требует предоставления суточных в соответствии с этим Указом, а следует руководствоваться Указом № 813.

Суточные и их размер

Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, суточные должны быть выплачены в размере 100 рублей за каждый день командировки. Однако возможен иной подход к определению размера суточных в данной ситуации.

Размер суточных

По мнению Минтруда России, размер суточных в размере 8 480 рублей должен быть выплачен федеральному государственному служащему на территории ДНР в соответствии с Указом № 752.

Указ № 752 не устанавливает зависимость размера суточных от местоположения госоргана, откуда отправляется служащий в командировку. Также не предусмотрено ограничение суммы суточных, если командировка происходит в пределах того же субъекта РФ, где проходит службу госслужащий.

Заключение

Таким образом, несмотря на возможные споры с контролирующими органами, суточные должны быть выплачены в размере 8 480 рублей за каждый день командировки, считает Минтруд России.

А.В. Телегус, заведующий кафедрой налогов и налогообложения, канд. эк. наук, доцент

Письмо Минтруда России от 14.07.2023 № 28-7/10/В-10836

Комментарий

Минтруд России разъяснил некоторые вопросы, возникающие при направлении сотрудников в командировки на территории новых субъектов РФ.

Напомним, Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752 (далее – Указ № 752) установлены особенности командирования на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей для следующих категорий сотрудников:

• Работающие на подземных работах в горнодобывающей промышленности.
• Сотрудники-водители автомобилей категории С с прицепом автобусов большой вместимости.
• Работники, выполняющие работы на высоте более 5 метров.

В период такой командировки сотрудникам действуют повышенные выплаты и социальные гарантии, установленные указом.

Подробнее об этом мы писали здесь.

Постановление Правительства России

Кроме того, постановлением Правительства России от 28.10.2022 № 1915 (далее – Постановление № 1915) определены правила командирования на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей для следующих категорий сотрудников:

1. Прессовщики.
2. Работники, занимающиеся строительством и ремонтом магистральных нефтепроводов.
3. Работники, выполняющие работы с повышенными антитеррористическими мерами.

В период командировки таким сотрудникам распространяются особые социальные гарантии.

Учет места отправления сотрудников

Минтруд России пояснил, что Указом № 752 (Постановлением № 1915) не установлена зависимость от того, из какого субъекта РФ направлены в командировку сотрудники. Поэтому гарантии сотрудникам, предусмотренные Указом № 752 (Постановлением № 1915), распространяются на все случаи оформления командировок из одного субъекта РФ на территории новых субъектов РФ (ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей), а также из одного нового субъекта РФ в другие новые субъекты РФ. Например, повышенные выплаты полагаются работнику, который командирован из г. Донецка в г. Луганск или г. Мелитополь.

Однако если командировка оформляется в пределах территории одного нового субъекта РФ, повышенные гарантии, установленные Указом № 752 и Постановлением № 1915, командированным работникам не предоставляются. В такой ситуации командированный работник не выезжает на территорию нового субъекта РФ. Например, при оформлении командировки по территории ДНР из г. Донецка в г. Мариуполь или по территории ЛНР из г. Луганска в г. Лисичанск.

НДФЛ и страховые взносы

С 1 января 2024 года не облагать НДФЛ и страховыми взносами можно только суточные в пределах норматива: 700 руб. — по РФ, 2500 руб. — заграница. В организации утверждено Положение о разъездном характере, в котором указаны должности, а именно водители грузовых автомобилей. В трудовом договоре также указан разъездной характер работы. Организация платит суточные водителям, если поездка составила более одного дня. НДФЛ и страховые взносы не начисляет с этих сумм. Ограничения, вступающие в силу с 1 января 2024 года, по налогообложению НДФЛ и страховыми взносами суточных при разъездном характере работ распространяются в том числе и на водителей, которым установлен разъездной характер работы?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Ограничения, вступающие в силу с 1 января 2024 года, по налогообложению НДФЛ и страховыми взносами суточных при разъездном характере работ распространяются в том числе и на водителей, которым установлен разъездной характер работы.

С 2024 года вступят в силу поправки в Налоговый кодекс, касающиеся начисления НДФЛ и страховых взносов.

Налогообложение суточных работникам с разъездным характером работы

С 1 января 2024 года не подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами доходы в виде суточных или полевого довольствия работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Суточные в пределах РФ

Для работников, находящихся в пути на территории РФ, сумма суточных не должна превышать 700 рублей за каждый день выполнения работы.

Суточные за пределами РФ

Работникам, выполняющим рабочие задачи за пределами РФ, сумма суточных не должна превышать 2500 рублей за каждый день работы.

Возмещение расходов при разъездном характере работы

Согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками работников.

Размеры и порядок возмещения

Размеры и порядок возмещения данных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Понятие разъездного характера работы

Трудовой кодекс РФ не содержит определения разъездного характера работы, однако, Роструд и Минтруд России определяют это понятие как работу, где работник выполняет обязанности вне расположения организации.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами

Суточные, выплачиваемые водителям с разъездным характером работы, не подлежат налогообложению, если выплаты не превышают установленные лимиты:

• не более 700 рублей за день в пределах РФ
• не более 2500 рублей за день за пределами РФ

Эти изменения вступят в силу с 1 января 2024 года, но уже сегодня суточные работникам не облагаются налогами в рамках установленных локальными актами организации.

Предполагается, что фиксированный размер возмещения расходов определен заранее, и для отчетности о расходовании не требуется дополнительных документов, достаточно подтверждающих факт необходимости проживания вне места постоянного жительства во время рабочей поездки.

В заключение отметим, что в отношении налога на прибыль главой 25 НК РФ не установлено каких-либо нормативов признания данных расходов в налоговом учете, поэтому они могут учитываться в фактических суммах, установленных Положением о разъездном характере работы (Энциклопедия решений. Как учитываются в целях налогообложения прибыли выплаты при разъездном характере работы?).

Обращаем внимание, что все вышеизложенное является нашим экспертным мнением и может отличаться от мнения других специалистов.

Напоминаем, что организация вправе обратиться за письменными разъяснениями в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (подп. 1, 2 п. 1 ст. 21, подп. 4 п. 1 ст. 32, ст. 34.2 НК РФ). При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений исключает вину лица в совершении налогового правонарушения на основании подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ. Обратиться в налоговый орган за разъяснениями возможно на сайте ФНС России: https://www.nalog.ru/rn77/service/obr_fts/other/ul/. Также возможно обращение в контакт-центр ФНС России по телефону 8-800-222-2222.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТПолякова Елизавета

Ответ прошел контроль качества

22 декабря 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Нормы и налогообложение суточных

Однако нужно учесть, что суточные — это нормируемые расходы с точки зрения налогообложения. Для расчёта НДФЛ и страховых взносов установленный лимит зависит от вида командировки (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):

Работодатель может закрепить в ЛНА размер суточных, превышающий указанные значения, но с разницы необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 07.06.2022 № 03-04-05/53719, от 11.03.2020 № 03-04-05/18094).

В коллективном договоре компании прописан размер суточных за каждый день служебной поездки по России — 1300 руб. В этом случае с разницы — 500 руб. (1300 — 700) работодатель должен начислить НДФЛ и страховые взносы.

Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752 (далее — Указ) установлен повышенный размер суточных при направлении в командировку на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской области федеральных государственных гражданских служащих. Он составляет 8480 руб. за каждый день нахождения в служебной поездке (п. 1 Указа).

В таком же размере установлены суточные для работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, если они направляются в командировку на эти территории, чтобы принять участие в выполнении работ / оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (п. 2 Указа, п. 1 Постановления Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915).

Суточные в повышенном размере выплачиваются также при служебных поездках, которые осуществляются из одного нового субъекта РФ в другой новый субъект РФ. Такая повышенная гарантия считается необоснованной, если работник направляется в командировку в пределах одного нового субъекта РФ (письмо Минтруда РФ от 14.07.2023 № 28-7/10/В-10836).

Закон от 21.11.2022 № 443-ФЗ освободил повышенный размер суточных в размере 8480 руб. от начисления НДФЛ и страховых взносов.

При налогообложении прибыли суточные можно учесть в расходах в полном объёме (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также не установлены нормы суточных для взносов на травматизм (п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ внес в Налоговый кодекс новые положения. С 1 января 2024 года суточные работников при разъездном характере будут нормироваться для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов. Необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами лимит составит 700 руб. за каждый день работы или нахождения в пути на территории РФ и 2500 руб. — за границей.

Когда работодатель должен выплатить командированному сотруднику суточные

Закон не устанавливает конкретный срок выплаты суточных. При направлении работника в служебную поездку работодатель должен выдать ему аванс на командировочные расходы, в состав которых входят и суточные (п. 10, 11 Положения). Работодатель вправе установить конкретный срок выплаты суточных в ЛНА (ст. 8 ТК РФ).

Если по непредвиденным обстоятельствам количество дней в командировке оказалось больше, чем изначально планировалось, работодатель должен доплатить суточные после сдачи авансового отчёта (п. 26 Положения).

Как отражать суточные

В бухучете все командировочные расходы, в том числе и суточные, учитывают таким образом:

Дебет 26 (44) Кредит 71.

Командировочные расходы, (и суточные в их составе), связанные с управлением, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).

Признать суточные можно на дату, когда утвержден авансовый отчёт. До этого момента выданные под отчёт деньги учитываются как дебиторская задолженность сотрудника по подотчётной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).

Как платить суточные при зарубежных командировках

Работнику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные за время нахождения в пути:

Компания направила сотрудника в служебную поездку из Москвы в ОАЭ с 9 по 15 сентября. Работник вылетел из Москвы в 21.25 9 сентября и прибыл в Дубай в 4.10 10 сентября. Локальным нормативным актом компании предусмотрен размер суточных по России — 700 руб., 2500 руб. — для зарубежных командировок. За 9 сентября сотрудник получит суточные в размере 700 руб., а начиная с 10 сентября — 2500 руб. за каждый день нахождения в служебной поездке.

Однодневная командировка

Служебная поездка работника может длиться один день, если он направляется для выполнения служебного задания на такую территорию, откуда ежедневно может возвращаться домой. Это единственная ситуация, когда работодатель не должен платить командированному сотруднику суточные (п. 11 Положения). Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения из места служебной поездки домой решает руководитель на основании следующих критериев, указанных в п. 11 Положения:

Работодатель не вправе установить локальным нормативным актом (ЛНА) дополнительную гарантию в виде выплаты суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку. В соответствии со ст. 168 ТК РФ суточные — это дополнительные командировочные расходы, которые несёт сотрудник вне места постоянного проживания. При однодневной командировке такие расходы не возникают. Поэтому установление ЛНА суточных при однодневной командировке противоречит положению ст. 168 ТК РФ. Это подтверждает письмо Минфина РФ от 28.11.2013 № 14-2-242.

При этом локальным нормативным актом компания может предусмотреть компенсацию взамен суточных для однодневных служебных поездок. Такие выплаты не будут считаться суточными, это возмещение иных дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовой функции вне места постоянной работы. Такой позиции придерживаются суды, например, определение ВАС РФ от 12.05.2014 № ВАС-5640/14, постановление АС Волго-Вятского округа от 24.01.2020 № А43-18056/2019.

Но есть ситуация, когда работодатель обязан выплатить суточные при однодневной командировке. Речь о служебной поездке за рубеж. В этом случае суточные выплачиваются, но в ограниченном размере — 50 % от нормы, установленной ЛНА (п. 20 Положения).

Как определить валюту, в которой выплачивать суточные

Когда сотрудник выезжает с территории РФ, суточные за день пересечения границы выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (п. 18 Положения).

Сотрудник направляется в командировку из Москвы в Азербайджан. Самолет вылетает из Москвы 9 сентября в 16.20 и прибывает в Баку 19.50 того же дня. Работник получит суточные за 9 сентября в иностранной валюте.

Если сотрудник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то за день, когда он пересекает границы между государствами, положены суточные в иностранной валюте того государства, куда работник направляется (п. 18 Положения).

Даты пересечения границы для расчета суточных работодатель определяет по отметкам пограничных органов в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения).

Часто у работодателя возникает вопрос, как определять даты пересечения границы РФ при командировках в страны СНГ, если не проставляются отметки о въезде и выезде. В таком случае даты пересечения границы РФ определяются по проездным билетам (п. 19 Положения).

Госдума отклонила законопроект об увеличении размера возмещения суточных

Согласно нормам ст. 168 Трудового кодекса, при направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику в числе прочих дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, – суточные. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками определяются:

На федеральном уровне размер суточных определен постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 – 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке. В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что "субъекты Российской Федерации в большинстве своем ориентируются на постановление Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. № 729, в соответствии с которым размер суточных расходов, связанных со служебными командировками, составляет 100 рублей. Предполагается, что на 100 рублей в сутки работник должен позавтракать, пообедать и поужинать, а также при необходимости оплатить городской транспорт, что в современных реалиях сделать невозможно, и сумма в 100 рублей становится символической. Зачастую в субъектах Российской Федерации на 100 рублей можно купить лишь бутылку воды либо чашку кофе".

Авторы законопроекта предлагали дополнить ст. 168 ТК РФ положением, в соответствии с которым размер возмещения суточных, связанных со служебными командировками, должен быть не ниже 1/30 величины МРОТ, установленного в соответствующих субъектах РФ. По их мнению, повышение минимальной суммы суточных позволило бы покрыть расходы командированного сотрудника.

Госдума такую инициативу отклонила, пояснив следующее:

Как установить размер суточных

Ограничений на размер суточных, которые коммерческая организация или ИП может выплатить командированному работнику, нет. Величину суточных работодатель определяет самостоятельно и фиксирует ее в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании, например, в Положении о командировках (ст. 168 ТК).

Размер суточных также может зависеть от направления, где состоится командировка. Например, если сотрудник едет в деловую поездку в Калининград, суточные могут быть больше, чем при командировке в Рязань. Кроме того величина суточных может быть дифференцирована в зависимости от должности сотрудника.