Как искусственный интеллект меняет рекрутинг

Поиск и привлечение персонала: ключевые аспекты

Поиск и привлечение сотрудников — кропотливый процесс, требующий полного в него погружения. Существует множество методик, позволяющих отобрать обладающих необходимыми качествами кандидатов на должность. Однако для изучения этих методик и их тестирования требуется немало времени.

Данная статья поможет вам разобраться в инструментарии, который пригодится каждому HR-специалисту при подборе персонала.

Наши эксперты

Дарья Кизер

• директор IT-компании АСП Электронные сервисы, ex HRBP, карьерный консультант

Андрей Меньшиков

• руководитель кадрового агентства Меньшиков HR

Василиса Кулешова

• карьерный консультант и эксперт по вопросам управления персоналом

Подбор персонала

Подбор персонала — процесс привлечения новых работников на ту или иную должность, обладающих необходимыми для нахождения на конкретной позиции качествами, и их адаптации на новом рабочем месте. Крупные компании набирают сотрудников с помощью HR-отдела, малый бизнес отдает предпочтение всем доступным площадкам — сайтам-агрегаторам по поиску и найму сотрудников и рекрутинговым агентствам.

Выделяют несколько видов подбора персонала:

• точечный (подбор одного работника на открытое место)
• массовый подбор (найм целого ряда сотрудников на одинаковые позиции).

Процесс подбора персонала

Если вы хотите сделать процесс подбора персонала комфортным как вам, так и претендентам на должность, а также сэкономить ресурсы компании, мы рекомендуем создать план.

Стратегия по подбору работников должна включать в себя:

• изучение бизнес-плана для моделирования ситуаций по найму персонала, в частности — набору кадров;
• выбор методик и инструментов для качественной работы с кандидатами на должность;
• определение бюджета для поиска работников;
• составление графика найма — иначе говоря, определение количественного и временного показателя по набору работников.

Рекомендуем обратить внимание на основные реперные точки, которые следует держать в голове каждому человеку, ответственному за подбор персонала (они помогут сделать работу быстро и качественно).

Основные принципы подготовки стратегии по подбору:

• креативный выбор кандидата на должность с опорой на потребности и ценности компании;
• расширение списка используемых для подбора сотрудников источников с помощью доступных технологий;
• использование HRM-систем (human resources management) помогает автоматизировать процесс поиска контактов.

• Создание EVP (Employee Value Proposition), привлекающих талантливых исполнителей;
• Общение с кандидатом на должность для выявления его преимуществ и недостатков в профессии.

IT-система для подбора персонала

ATS-система — инструмент, который:

• Позволяет ускорить процесс выбора кандидатов;
• Экономит средства компании и время HR-менеджеров;
• Дает возможность качественно подобрать сотрудников и визуализировать результат работы HR-отдела без головной боли.

ATS-платформы:

1. FriendWork Recruiter

• Собирает резюме кандидатов из доступных источников
• Работает с анализируй и позволяет выйти в видео-конференцию с кандидатом непосредственно в программе.

2. Хантфлоу

• Облачная CRМ-система с внутренней почтой
• Упрощает связь между кандидатом на должность и работодателем
• Проводит анализ воронки кандидатов
• Ищет резюме в различных источниках.

3. Mirapolis HCM

• Эффективно работает для крупных корпораций и среднего бизнеса
• Помогает сотрудникам привыкнуть к новому рабочему месту
• Оценивает эффективность подбора, найма, обучения и адаптации сотрудников в компании.

4. Lumesse TalentLink

• Облачный сервис для автоматизации подбора персонала
• Отслеживает статус вакансий и изменения
• Позволяет назначать встречи и собеседования
• Каждый участник процесса имеет свой личный кабинет.

5. Talantix

• Импортирует отклики с вакансий с крупных площадок по поиску работы
• Обновляет резюме автоматически
• Предоставляет удобный поиск по ключевым словам, вакансиям, региону.

Существует большое количество программ и онлайн-сервисов для автоматизации подбора персонала. Выбрать подходящую можно как после сравнения характеристик в исследованиях, так и на собственном опыте.

Методы подбора сотрудников

Преимущества использования различных методов HR-отделом

Особенности каждой компании влияют на то, какие инструменты и методы использует HR-отдел для поиска сотрудников. Подбор персонала является критически важным процессом для компании, и эффективный подбор персонала возможен только при использовании нескольких методик одновременно.

Рекрутинг

Рекрутинг является основным инструментом для HR-отдела. Он включает в себя ведение переписки и проведение телефонных интервью с потенциальными кандидатами.

Executive Search

HR-отдел использует Executive Search для подбора специалистов среднего и высшего звена. Эти специалисты чаще всего уже трудоустроены или находятся в пассивном поиске работы.

Headhunting

Headhunting, или охота за головами, направлен на поиск профессионалов своего дела и приглашение их в компанию. Также хэдхантеры могут искать исполнителей с редкими навыками. Существует агрессивный хэдхантинг, который включает в себя неморальные методы, но многие предпочитают строить отношения с потенциальными кандидатами более экологически.

Скрининг

Скрининг — это первичный отбор кандидатов на основе характеристик, указанных в вакансии. Рекрутер обращает внимание на опыт, сферу деятельности, квалификацию и навыки, игнорируя личные качества соискателей.

Preliminaring

Preliminaring — метод, который используется для привлечения студентов и выпускников университетов к работе или стажировке. Этот метод позволяет компании вырастить специалистов под себя.

Daria Kizer также отмечает, что их компания постоянно сотрудничает с 1С в рамках проекта Дни Карьеры 1С.

Курс развития специалиста — это относительно новая практика. В ходе общения бизнес-направление и HR составляют план развития для нового сотрудника и обсуждают, какие знания и навыки ему нужно приобрести для успешной работы.

Особенности метода:

• Позволяет сразу начинать работу и одновременно развиваться;
• Определение ключевых компетенций и формирование профессиональной карьеры;
• Улучшение адаптации на новом месте работы.

Опытное пробный дерево — метод оценки личности. Специалист, будучи вовлечен в рабочий процесс, сталкивается с определенными ситуациями, которые позволяют HR понять его реакции на стресс и адаптацию к новым условиям.

Преимущества использования:

• Реальное поведение кандидата в изменчивых условиях;
• Быстрая адаптация к новому рабочему окружению;
• Оценка реальных навыков и качеств в динамике.

Модель черного ящика — тест, который позволяет понять кандидата через модельующую ситуацию, где необходимо решать трудности и проблемы.

Плюсы использования:

• Оценка стрессоустойчивости и логического мышления;
• Изучение способности принимать решения в сложных ситуациях;
• Выявление специфических навыков и компетенций.

Визитная карточка руководителя — это метод, при котором HR встречается с высшим руководством компании для обсуждения самых важных качеств, которые руководитель ищет в новом сотруднике.

Преимущества подхода:

• Сокращение времени на подбор и адаптацию сотрудника;
• Уменьшение возможности ошибиться с выбором кандидата;
• Более точное понимание требований к новому сотруднику.

Таким образом, инструменты подбора персонала разнообразны и позволяют эффективно подбирать новых сотрудников с учетом потребностей компании и специфики вакансии. Основные принципы подбора персонала должны соблюдаться в любом процессе подбора.

• уровень мотивации к работе и соответствие жизненного кредо работника ценностям компании;

• соответствие профессиональных навыков и знаний кандидата должности, на которую он претендует;

• лидерские качества (если речь идет о соискателе, претендующем на руководящую должность);

• уровень коммуникативных навыков кандидата, его способность адаптироваться в различных ситуациях.

План подбора персонала

План подбора персонала – это данные о том, сколько работников нужно будет нанять и в какие сроки, какие инструменты потребуются для подбора и сколько средств на этот процесс выделено.

Планирование подбора персонала существенно экономит деньги и время, а также помогает подобрать действительно квалифицированных и надежных сотрудников.

Как составить план подбора персонала:

1. Учитывайте потребности компании: на каких позициях особенно остро ощущается дефицит сотрудников, какие умения и компетенции будут востребованы и полезны для организации в будущем. Опирайтесь в том числе на бизнес-планы.

2. Составьте план и календарь найма: каких людей нужно будет взять на работу и сколько времени на это заложить. Ставьте жесткие, но обоснованные дедлайны.

3. Подберите инструменты подбора, которыми сможет пользоваться не только команда рекрутинга, но и заказчики. Нужно максимально оптимизировать процесс подбора, при этом сохраняя нацеленность на качественное, а не просто оперативное закрытие вакансий.

4. Убедитесь, что рекрутер четко понял требования заказчика и термины, которые тот использовал в заявке на вакансию.

5. Сформируйте бюджет, учитывая продвижение вакансии, маркетинг, в том числе рекламу в соцсетях, покупку доступа к сервисам и затраты на HR-бренд.

6. План должен быть четким, но при этом гибким: если условия меняются, адаптируйте его под новые вызовы рынка и с учетом новых инструментов.

Построение системы подбора персонала – непростая и ответственная задача. Но если вы научитесь планировать процесс найма, это поможет сберечь и нервы, и время.

Процедура подбора персонала

Процесс подбора персонала можно разделить на несколько этапов, о которых мы расскажем ниже. Прежде всего важно понимать саму процедуру и качественно к ней подготовиться.

Условия подготовки к подбору персонала:

1. Качественно провести работу с заказчиком для составления заявки на подбор: вы должны четко понимать, кого искать.

2. Составить портрет кандидата: его навыки, компетенции, основную мотивацию. Чем подробнее будет описан портрет, тем выше вероятность, что вы найдете именно того, кого нужно.

3. Погрузитесь в профессию того, кого предстоит найти. Для специалиста по подбору персонала крайне важно видеть нюансы, понимать значение терминов, говорить с кандидатом на одном языке, чтобы он чувствовал, что вы действительно заинтересованы в его привлечении, а не выполняете свою работу механически.

4. Пропишите канву собеседования заранее, чтобы задать все нужные вопросы

5. Составьте текст вакансии: в нем должно быть максимум конкретики, интересной для кандидата. Избавьтесь от канцеляризмов и общих слов, шаблонных выражений. В идеале вакансия тоже должна быть написана на языке кандидата.

6. План должен быть четким, но при этом гибким: если условия меняются, адаптируйте его под новые вызовы рынка и с учетом новых инструментов.

Этапы подбора персонала

Каждая деятельность подразумевает под собой «воронку». В случае HR-отдела она строится почти по стандартному уровню — важно охватить как можно больше соискателей на первом этапе, чтобы довести до конца лучших специалистов. В каждой компании есть свои методы подбора и найма сотрудников.

Один из примеров воронки подбора:

Общий принцип воронки, который можно применить к работе HR в разных сферах:

• сорсинг (поиск подходящих кандидатов на рынке — отсмотр резюме);

• первое знакомство с соискателем (по телефону, электронной почте, в соцсетях);

• первичное собеседование (сейчас его чаще всего проводят онлайн);

• квалификационное собеседование (проверяются hard skills), или техническое собеседование, если речь идет об IT-рекрутменте;

• финальное собеседование (принимается решение о найме, формируется оффер на работу);

• выход сотрудника на работу. На этом этапе HR-отдел помогает новичку привыкнуть к коллективу.

«У нас основной поток кандидатов идет с hh.ru, — делится опытом Дарья Кизер. — Также мы используем телеграм-каналы для размещения вакансии. А еще классно работает личный бренд первых лиц компании.

Что касается последующих этапов, мы обязательно проводим телефонный скрининг. Для нас важно, чтобы человек умел общаться с людьми.

Далее обычно проходит собеседование в онлайн или в офлайн-формате, все зависит от города, где находится компания, и вакансии. Также мы используем в своей работе наши внутренние тесты для оценки кандидатов. Это не тесты на IQ, они больше направлены на внимательность и скорость обучения.

После несколько вариантов развития событий: это техническое тестирование для айтишников или техзадания для маркетологов, например. Для офисных сотрудников предусмотрен пробный день. Мы считаем, что не нужно растягивать найм на несколько этапов отбора. Дни тестирования — это самый эффективный для меня этап. Тут кандидат уже более расслаблен и способен показать себя в работе. Так как говорить красиво можно научить, а выполнять точно поставленные задачи умеют не все».

Система подбора персонала в организации

Компанию делают люди, которые в ней работают — об этом знает каждый HR. Формирование имиджа в глазах потребителей, отстройка от конкурентов — всё это возможно только благодаря грамотно выстроенной системе подбора кандидатов.

Система упрощает адаптацию работников на новом месте, помогает избежать текучки кадров, повышает продуктивность сотрудников. Также она дает возможность сохранить деловую репутацию компании, улучшить качество услуг и повысить прибыль.

Система подбора персонала включает в себя следующие этапы:

• Аналитика кадрового обеспечения.

Позволяет понять, потребность в каких сотрудниках есть в компании. Исходя из этого HR-специалист составит план подбора персонала «на будущее».

• Создание стратегии поиска кандидатов на должность.

В этом документе указываются требования к кандидату, срок поиска сотрудника на ту или иную должность и площадку поиска.

• Создание связки методик для поиска соискателя.

• Реализация стратегии.

Включает поиск резюме и публикацию вакансий, мониторинг анкет, созвоны с кандидатами, чей опыт заинтересовал HR, сбор рекомендаций, итоговое собеседование;

• Подписание трудового договора.

В том числе проверка документов соискателя и соответствие этих документов требованиям.

• Помощь новому работнику в адаптации.

Отметим, что в 2023 году компании будут работать не на «количество», а на «качество». Компания-разработчик HRTech-решений TalentTech провела исследование, которое показало, что все большее количество HR-специалистов (71%) заинтересовано в удержании специалистов, уже устроенных в компанию.

«Думаю, что такой тренд действительно актуален, — отмечает Дарья Кизер. — Растет он или нет — сложно сказать, так как все зависит от руководства. Кто-то придерживается позиции, что незаменимых людей нет, а кто-то ценит каждого сотрудника.

Основываясь на своем опыте, скажу, что мы за удержание. Я с каждым сотрудником стараюсь выяснять новые факторы мотивации, которые могли бы повлиять на его решение об уходе. И уже исходя из этого могу понять, сможем ли мы удовлетворить новые потребности сотрудника или нет. Чаще всего это можно решить либо сменой профиля работы, либо повышением зарплаты.

Что касается качества подбора. В наших новых реалиях поиск сокращается до 1 дня, потому что рынок пустой. Удаленная работа из других стран, брони для айтишников, все это — новые изменения, которые и формируют рынок. Конечно, если вы ищете топ-менеджмент, тут нет смысла торопиться, а если вы закрываете текущие вакансии — делайте это быстро. А еще на качество подбора персонала влияют факторы мотивации. Большие зарплаты и классные бенефиты всегда приводят большой поток кандидатов. Задача же рекрутеров взять из этого потока самых классных и способных. Поэтому, если ваш рекрутер умеет это делать, то цены ему нет. И качество кандидатов у вас будет очень высокое!»

Стоимость подбора персонала

Идея важности планирования бюджета подбора транслируется достаточно активно, но на практике мало компаний, которые действительно кропотливо ведут глубокую аналитику и рассчитывают стоимость подбора персонала. В том числе зачастую это связано с инфантильным представлением руководителя о подборе: существует фантазия о том, что можно не просто за месяц играючи закрыть вакансии, но и обойтись совсем без текучки.

Но процесс подбора значительно сложнее, отмечает карьерный консультант и эксперт по вопросам управления персоналом Василиса Кулешова.

«Текучка – один из дорогих видов развлечения для команды, процессы сильно страдают, если люди не задерживаются. Да и время адаптации нового члена команды – это время простоя, – поясняет эксперт. – Возьмем пример: в компанию ищут маркетолога, но позицию никак не могут закрыть, кандидаты выходят, но не задерживаются: большие ожидания, маленькая зарплата, особенности процессов и т.п. И чем дольше простой, чем дороже это обходится компании – а все это тоже, по факту, стоимость подбора».

Когда ведется учет, аналитика, составляется P&L (отчет о прибыли и убытках) ежемесячно или ежеквартально, в течение года можно смотреть, где происходит провал по деньгам.

Вести бюджет подбора – сложная задача, которая требует глубокой фокусировки, потому что этим надо заниматься постоянно, это должна быть часть рутинной работы: составление таблиц с цифрами.

«Но для этого надо удваивать бюджет подбора. Обычные «подборщики» не смогут делать это качественно. Ведение бюджет подбора персонала должно входить в обязанности менеджера по персоналу и вплоть до верхней линейки – директора по персоналу, – считает Василиса Кулешова. – Если нет возможности взять отдельного человека, который будет заниматься исключительно аналитикой, каждый из участников подбора должен вести метрику по своему сегменту работы. Так, человек, который занимается разбором анкет, может аккумулировать часть какой-то информации, например, сколько времени он на это потратил, сколько денег ему стоил доступ к HH и так далее. И из этого уже можно будет посчитать, как оптимизировать время работы с HH».

Из чего складывается стоимость подбора персонала:

• ФОТ тех, кто занимается непосредственно подбором;

• стоимость раскрытия вакансий: доступ к работным сайтам и т.д.;

• стоимость сервисов, которые использует отдел кадров;

• стоимость продвижения вакансии;

• первая зарплата сотрудника, который выходит на работу.

Внутри компании в стоимость подбора закладывается зарплата и операционные расходы на привлечение: есть ли маркетинг и продвижение вакансии, оплата сервисов, подписки на CRM и так далее. И, уверена Василиса Кулешова, наиболее эффективно будет нанять специалиста, который будет работать только с HR-аналитикой. «Такие сотрудники – это технари, которые считают деньги и эффективность процессов. И если в компании будет такой человек, мне кажется, что такая компания победит и всегда будет приходить к финишу первой. Это люди, которые живут в мире максимально приближенным к реальности, без фантазий и непонятных ожиданий от подбора», – аргументирует свою точку зрения эксперт.

Инструменты для подсчета стоимости подбора персонала:

• Стандартные метрики HR, воронка подбора.

«Можно вести учет и просто в таблице Excel: сколько анкет просмотрено, сколько собеседований проведено, сколько людей получили обратную связь и т.п., сколько это заняло времени у специалиста по подбору. Либо упростить себе жизнь и взять подписку на какую-нибудь CRM-систему. Если распространить ее на всю компанию, отслеживать все процессы будет очень удобно», – отмечает эксперт.

• P&L – отчет по расходам и прибыли в течение какого-то промежутка времени.

«Среди тех, кто ведет систему учета, многие делают ее под себя. Поэтому какой-то унифицированной формы нет, главное – чтобы учитывались основные метрики», – поясняет Василиса Кулешова.

Стоимость подбора персонала кадровым агентством

Стоимость подбора персонала кадровым агентством рассчитывается от годового дохода кандидата, поясняет руководитель КА «Меньшиков HR» Андрей Меньшиков. В среднем это 10-20% от годового дохода, но итоговая стоимость зависит от множества факторов: сложности вакансии, географии поиска, профиля кандидата, бренда, успешности кадрового агентства, подчеркивает эксперт.

Ориентировочные примеры по стоимости подбора персонала в кадровом агентстве:

• менеджер по продажам от 80- 120 тыс. рублей;

• офис менеджер 50 – 70 тыс. рублей;

• бухгалтер 60-80 тыс. рублей

• руководитель отдела продаж 120-180 тыс. рублей;

• директор, руководитель филиала 150+.

Для кого-то цифры могут показаться большими, но математика простая. Эксперт рассказывает на примере вакансии менеджера по продажам в Екатеринбурге.

«Представим, что в компании решили искать специалиста собственными силами. Месячный доступ на ресурс с резюме стоит 28 тыс. рублей, средний срок закрытия этой вакансии – 2-3 месяца. Итого бюджет работодателя только на доступ к работным сайтам может составить 84 000 рублей. Далее, в штате компании должен быть сотрудник, который будет заниматься активным поиском соискателей, звонками, рассылками приглашений на вакансию и так далее. Реальность такова, что просто разместить вакансию и проверять отклики сейчас недостаточно, чтобы закрыть позицию, – подчеркивает Андрей Меньшиков. – Плюс ко всему этот сотрудник должен обладать компетенциями, чтобы оценить кандидата, насколько он и его опыт соответствует открытой вакансии. Не всегда такие сотрудники есть в компании, а если и есть, зачастую их рабочее время стоит дороже. А значит, стоимость подбора увеличивается».

А что если спустя три месяца наконец нашли достойного кандидата своими силами, он вышел на работу и уволился? Все начинается с самого начала. В этом плане поиск через кадровые агентства безопаснее, поскольку у КА есть гарантийный период и бесплатные замены, в среднем это 3 месяца и 2 замены, зависит от вакансии, поясняет эксперт. То есть если кандидат в период гарантийного периода увольняется, агентство ищет замены бесплатно.

Еще один вариант для бизнеса – HR-фрилансеры, их услуги обычно обходятся дешевле, чем работа кадровых агентств. Нередко такие специалисты совмещают работу в найме с фрилансом, у них уже есть доступы к работным сайтам или они работают с открытыми источниками. Например, ищут кандидатов в социальных сетях, через различные чаты, знакомых и так далее. В этом случае заказчику стоит обратить внимание на юридический момент отношений: будет ли договор, сможете ли вы учесть эти расходы в бухгалтерии, что будет если возникнет гарантийный случай и как быть с предоплатой?

«Предоплата в среднем составляет 10–30% от суммы контракта, кто-то из агентств ее не берет вообще. Для нас это, во-первых, гарантия вовлеченности заказчика в процесс, во-вторых – компенсация нашей работы в случае, если заказчик отменил вакансию по независящим от нас причинам, когда мы уже начали поиски, – делится Андрей Меньшиков. – При этом в договоре отмечено минимальное количество кандидатов, которое агентство обязано показать заказчику, а в противном случае – вернуть деньги».

Эффективный подбор персонала

Условия труда изменяются так же быстро, как тренды в мире моды, поэтому сотрудники HR-отдела вынуждены подстраиваться под новые обстоятельства.

Чтобы сделать процесс подбора персонала эффективным, рекомендуем обратить внимание на тренды в HR-сфере:

• создание тандема с заказчиком через детальное погружение в его потребности позволит выявить триггерные точки и улучшить качество подбора персонала;

• тщательный мониторинг работы сотрудников, осуществляемый с помощью сбора обратной связи как от руководителей, так и от заказчиков или потребителей;

• регулярный мониторинг новых исследований в сфере HR (необходимо обращать особое внимание на цену и эффективность размещения вакансий);

• создание проектной системы в сфере подбора персонала. Чем сильнее мотивирует задача, тем лучше она выполняется;

• автоматизация процессов строится на получении дополнительных навыков HR-специалистом (в частности, освоении 1С, различных рабочих пространств, dash-бодров, облачных хранилищ).

Риски процесса найма работников

Подбор персонала таит в себе множество сложностей. Нанятый сотрудник может не только некачественно выполнять свои обязанности, но и испортить репутацию компании на рынке.

Приведем несколько ошибок в подборе сотрудников:

• Постановка неконкретных условий работы.

Кандидат на должность должен иметь полное понимание своих обязанностей — без этого он не сможет выполнять работу качественно.

• Утаивание объема работы.

Приводит к тому, что работоспособные сотрудники быстро выгорают и уходят с должности.

• Игнорирование личных качеств кандидата на должность.

Может привести к ухудшению взаимоотношений в коллективе.

• Прием работников с задолженностями у судебных приставов или большими кредитными обязательствами.

Кому-то может показаться, что наличие кредита — отличная мотивация для сотрудника, но на практике подобные работники нередко быстро увольняются. Также не секрет, что человек с долгами сильнее подвержен шантажу и может стать легкой мишенью для конкурентов, которые захотят узнать секреты вашей компании.

Рекомендуем узнать основную информацию о кандидате перед наймом с помощью сервиса «Проверка соискателя и сотрудников» от SpectrumData.

С его помощью можно проверить:

• действительность паспорта кандидата;

• наличие проблем с законом (дела арбитражных судов и судов общей юрисдикции);

• кредитный рейтинг;

• задолженности перед судебными приставами и многое другое.

Сервис через API можно интегрировать в программы для подбора персонала, с которыми вы уже работаете.

Автоматизированная проверка персонала – это эффективная альтернатива службе безопасности для небольших компаний и возможность оптимизировать работу СБ в крупных организациях.

Специалистам останется только дополнительно проверить финальных кандидатов, если это потребуется, первые проверки за вас быстро и надежно проведет SpectrumData.

Чтобы проверить, насколько именно вашей компании подходит решение «Проверка соискателя и сотрудников», оставьте заявку на демодоступ.

Для HR–отдела и всей компании массовый набор сотрудников может стать серьёзным вызовом. В короткие сроки кадровики должны найти кандидатов на десятки или даже сотни однотипных позиций. Чтобы быстро справиться с задачей, нужно иметь хорошо налаженный процесс подбора и подходящие инструменты.

Что из себя представляет массовый подбор персонала

Когда компания только открывается или растёт, ей нужны сотрудники в большом количестве. Массовый подбор персонала — это спланированный процесс, который состоит из поиска и выбора множества кандидатов на одинаковые вакансии, а также их найма. Если при открытии сети супермаркетов работодателю нужно набрать в штат 50 продавцов–кассиров и 5 управляющих, стартует масс–рекрутинг.

Случаи, когда требуется массовый набор:

• запуск нового бизнес-проекта;

• развитие существующего предприятия;

• замена штата из-за высокой текучки персонала;

• удовлетворение краткосрочной, сезонной потребности в работниках в области озеленения, гостиничного и туристического бизнеса, строительства, аграрной сферы.

Масштабный рекрутинг подразумевает отбор претендентов с учётом образования, опыта работы, возраста.

Чем отличается массовый рекрутинг от точечного подбора

Точечный и массовый подбор персонала — это разные способы найма, которые отличаются по методам, целям, инструментам. Разница в системах отбора видна по таким критериям, как сроки поиска и отбора, количество и качество персонала.

Отличительные особенности массового рекрутинга:

• сжатые сроки кампании. При точечном подборе жёстких ограничений по срокам нет. Идеального кандидата, отвечающего всем параметрам вакансии, приходится искать долго. Занимаясь массовым наймом, HR–менеджер должен уложиться в определённый промежуток времени, например, в три недели. За этот срок он находит, отбирает и принимает в штат необходимое количество людей;

• стандартные критерии отбора. Индивидуальный рекрутинг означает поиск квалифицированного специалиста под определённые требования работодателя. Важными факторами являются опыт, компетенции кандидата. При массовом подборе закрывают вакансии, не требующие от соискателей специфических качеств, умений. Используются стандартные критерии: отбирают претендентов определенного пола и возраста, в том числе с минимальным опытом работы;

• большой поток информации. В отличие от точечного подбора на одну позицию, массовая система предполагает анализ огромного объёма данных. Рекрутёру нужно рассмотреть сотни заявок, обзвонить претендентов, провести собеседования.

К работе подключают несколько специалистов, а также могут быть задействованы сторонние HR–службы.

Цели и задачи массового подбора персонала

Целью масс–рекрутинга является максимально быстрый поиск квалифицированных кадров для закрытия вакансий. Чтобы достичь цели, следует разработать чёткий поэтапный план, использовать разные виды инструментов.

Перед службой персонала стоят несколько сложных, объёмных задач. Специалистам необходимо опубликовать объявления на ресурсах по поиску работы, изучить множество резюме и анкет, провести с кандидатами собеседования.

Какие методы используются при массовом рекрутинге

Выбирая кадры, рекрутёры должны добиться большого охвата возможных кандидатов. Для этого используют несколько методов массового подбора линейного персонала.

Телефонный скрининг

До начала созвона HR–менеджер определяет необходимые качества кандидатов, список вопросов. Собеседование по телефону экономит время, позволяя на первом этапе отсеять соискателей, которые точно не подходят.

Групповые интервью

Этот метод часто используется на самых верхних уровнях воронки. Общение в группе — это более быстрый способ оценки, чем индивидуальная беседа с каждым кандидатом. Если проводить интервью в виде деловой игры, можно оценить умения кандидатов к командной работе.

Онлайн–тесты

Используя проверенные методики, соискателей можно протестировать по нескольким параметрам: личностным компетенциям, интеллекту, мотивации. Преимущество данного приёма заключается в автоматизации процесса. Специалисты экономят время, получая достаточно объективные и точные результаты.

Открытый наём

Этот метод считается экстремальным и применяется для крайне массового найма. При открытом найме не анализируют резюме и не проводят собеседования. Потенциальный сотрудник предоставляет лишь паспорт, разрешение на работу.

Воронка подбора

Одним из инструментов, применяемых при массовом найме, является воронка. Она демонстрирует путь претендента от момента отклика до начала работы.

Для массового подбора персонала необходимо пройти несколько стадий:

• составление рекламного анонса, публикация вакансии на джоб-порталах. Допустим, что откликнулись 2000 человек;

• телефонное собеседование, на котором отсеивается 80% претендентов;

• интервью. Из 400 соискателей примерно 25% не придут, а 50-60% не справятся с этим этапом;

• после завершения испытательного срока или стажировки отпадут еще 10%. Останется от 86 до 122 человек;

• в результате все кандидаты, успешно прошедшие по воронке, будут наняты на работу.

Воронка помогает понять, какие этапы отбора требуют более тщательной проработки.

Инструменты и сервисы автоматизации

Для массового подбора персонала HR–специалисты применяют следующие инструменты:

• джоб-порталы для поиска работы. На них размещаются вакансии, происходит разбор откликов;

• реферальная программа. Помогает привлечь людей по рекомендациям действующих сотрудников;

• печатные СМИ, социальные сети, чат-боты. Размещённую на этих ресурсах вакансию увидят миллионы пользователей;

• кадровые агентства. Обратившись в агентство, можно массово найти линейный персонал.

Чтобы уменьшить количество рутинных операций и ускорить процесс найма, можно автоматизировать массовый подбор персонала. ATS-система — технология, способная выполнять некоторые задачи рекрутёра.

Автоматизированная программа по управлению персоналом позволяет создать кадровый резерв. Она хранит историю взаимодействий с претендентами, напоминает менеджеру о созвонах и встречах.

Как организовать массовый подбор персонала

Масс–рекрутинг включает следующие основные этапы:

• подготовительный этап. На этом уровне происходит анализ рынка труда, создание идеального образа будущего работника. Специалист разрабатывает план, составляет и размещает вакансию;

• отбор кандидатов. Включает телефонные интервью, групповые и индивидуальные собеседования. Скрипты позволяют отсеять неподходящих соискателей;

• обучение, адаптация персонала. В процессе стажировки, на испытательном сроке новых работников курируют опытные наставники;

• анализ результатов. На данном этапе специалисты подводят итоги и выясняют, насколько эффективным был подбор.

Особенности процесса могут меняться в зависимости от сферы деятельности организации, количества набираемых сотрудников и иных факторов.

Какие возможны ошибки и сложности

Рекрутинг — трудоёмкий процесс, имеющий свою специфику. При массовом подборе персонала ошибки могут возникать даже у опытных HR–менеджеров.

Возможные проблемы и способы их устранения:

• длительная рекрутинговая цепочка. Процесс не должен затягиваться, поэтому следует уменьшить количество ЛПР до одного–двух человек;

• ограниченный бюджет. Чтобы охват вакансии был широким, придётся потратиться;

• высокая нагрузка на рекрутёров. Следует учитывать возможности кадровой службы, при необходимости привлекать сторонние HR–организации;

• медленная обработка откликов. Своевременный анализ резюме обеспечит автоматизация и применение новейших технологий;

• текучка кадров. Невыполненные обещания, отрицательные отзывы о компании провоцируют уход работников. Чтобы уменьшить текучесть, следует работать над улучшением репутации.

Компании, не имеющие возможности самостоятельно осуществлять массовый подбор, обращаются за сервисной услугой в HR–агентства. Опытные профессионалы помогут быстро пополнить штат нужным персоналом. Руководителям останется только встретиться с будущими работниками на итоговом интервью.

Как сэкономить время и деньги на рекрутинг

Содержание

Массовый наём персонала — это боль, мы понимаем. Сотрудников требуется много, найти их нужно быстро, эффективно и, желательно, недорого. В статье поговорим о современных инструментах массового подбора. Возможно, какие-то из них будут вам полезны и смогут облегчить процесс поиска.

Если нет времени читать всю статью — в самом конце приведены основные технологии.

Быстрый метод для отсева неподходящих

Телефонный скрининг — это экспресс-собеседование по телефону, — удобный способ сразу, не покидая рабочего места, отсеять большинство тех, кто точно не подходит.

Как это работает

HR вместе с руководителем определяют основные требования, без которых человек не справится с работой в организации. Затем собирается база резюме, по которой обзваниваются кандидаты.

В момент телефонного интервью на руках у рекрутера уже есть информация о: поле, возрасте, образовании и опыте претендента. Поэтому по телефону достаточно задать один конкретный, технический вопрос, который подскажет — отсеивается кандидат или проходит дальше.

Например, компания набирает менеджеров по продажам. Для работы требуется знание CRM-системы сервиса «Битрикс24». Тогда вопрос кандидату будет таким: «Что конкретно вы делали с использованием CRM-системы Битрикс24 за последний год?». Ответ даст рекрутеру всю необходимую информацию для принятия решения.

Чем полезен?

• Экономия времени. HR-у не нужно назначать по десять очных собеседований в день, разбираться в фактах биографии и выяснять, подходит ли кандидат по базовому критерию отбора. Всё это можно сделать по телефону за 5–10 минут.

• Повышение качества информации. В случае телефонного интервью, есть буфер безопасности — телефонная трубка. Соискатель находится в привычной обстановке, а не в незнакомом офисе; его никто не видит, не оценивает по внешности или языку тела. По телефону проще раскрыться и спокойно ответить на вопросы.

Если во время телефонного скрининга быть дружелюбным с претендентом и показать, что рекрутер искренне хочет ему помочь, то можно получить больше полезной информации об опыте и личных качествах потенциального работника.

Отбор по способностям и компетенциям

Тестирование — один из способов автоматизировать процесс найма на любом этапе подбора, но лучше его использовать после первичного отсева, например, после телефонных интервью. Методика помогает рекрутеру не тратить часы на личные беседы с соискателями, — о навыках, способностях и личных качествах кандидата расскажут результаты теста.

Тестовая оценка подходит для набора квалифицированного и неквалифицированного линейного персонала, особенно, когда нужно:

• Отобрать по компетенциям. Например, обладает ли соискатель: клиентоориентированностью, внимательностью, стрессоустойчивостью, обучаемостью и исполнительностью для успешной работы в компании.

• Оценить интеллект. Понять общий уровень умственных способностей: словарный запас, широту кругозора, уровень развития математического мышления, способность к обработке и анализу текстовой информации.

• Оценить мотивацию. Что человек хочет и чего ждёт от работы. Например: спокойная работа, без потрясений или каждый раз новые задачи; оплата труда на первом месте или важнее интерес к работе; человеку важна дружеская атмосфера в коллективе или он ценит индивидуальную работу; престижный статус компании или название должности — важный критерий для кандидата или нет.

• Оценить личность. Какими личностными качествами обладает человек: интроверт или экстраверт; импульсивный или организованный; независимый или конформный; спокойный или тревожный; консерватор или новатор.

Если у рекрутера стоит задача подобрать сотрудников сразу на несколько вакансий, то тестовая оценка сможет помочь и в этом. Рассмотрим метод на примере.

В компанию пришёл соискатель на вакансию «оператор службы поддержки». Работа предполагает постоянное общение с клиентами, умение сгладить конфликт и контролировать собственные эмоции. За это отвечают компетенции: клиентоориентированность и стрессоустойчивость. По результатам теста у кандидата низкий балл по этим компетенциям, зато компетенции «терпимость к однообразию» и «дисциплинированность» на высоком уровне. Это значит, что он может не справиться с работой оператора, но ему вполне может подойти работа в отделе документооборота.

Как это работает

Тестирование проходит онлайн. Тестирование может проходить на компьютерах в офисе компании или дистанционно — как удобно.

Претенденты проходят тест, после чего результаты оценки формируются автоматически. Это значит, что рекрутер сразу получит данные о способностях кандидатов и сможет в тот же день отобрать тех, кто показал лучшие результаты.

Чем полезно тестирование

• Экономия времени. С помощью тестовой оценки можно быстро отсеять от 50% непригодных кандидатов на массовые позиции (см. Российский Стандарт тестирования персонала, п.9.5).

• Экономия денег. Тесты можно кастомизировать: убрать всё ненужное и перевести результаты тестирования в те компетенции, которые приняты у конкретного работодателя. То есть компании не придётся переплачивать за нерелевантную информацию по соискателям, а получить только нужные данные.

Примеры инструментов оценки компетенций

• Большая Пятёрка Компетенций. Время прохождения: 25 минут. Подходит для отбора кадров по пяти базовым компетенциям линейного персонала: клиентоориентированность, дисциплинированность, стрессоустойчивость, терпимость к однообразию и стремление к риску.

• DocAttention/TechAttention. Время прохождения: 15 минут. Подходит для оценки персонала на вакансии, где важна внимательность при работе с: текстами, финансовыми или юридическими документами, оборудованием, техническими и промышленными объектами, транспортом.

• LineStaff. Время прохождения: 1 час. Полезен, когда нужно оценить кандидата в комплексе — по мотивации, интеллекту и личности. Подходит для массовых позиций «белых воротничков», например: менеджеры по продажам, консультанты, операторы, HR, отдел документооборота и бухгалтерии.

Тестовая оценка помогает ускорить процесс отбора и объективно отсеять тех, кто не обладает нужными компетенциями для требуемой позиции, либо рекрутер может предложить человеку другую должность, на основе имеющихся у претендента способностей. Для повышения качества отбора тестирование можно комбинировать с любым другим методом массового найма.

После первичного отсева

Групповые интервью подходят для следующего этапа отбора, когда часть неподходящих кандидатов уже отсеяна, например, после телефонного скрининга или тестирования.

1. Рассказ о компании и вакансии;

2. Краткий рассказ о себе от каждого;

3. Деловые игры по сценарию «как бы я себя повёл в сложившейся рабочей ситуации», либо разыгрываются отвлечённые сценарии для всей группы, например, сценарий «выжить в пустыне»

4. Ответы на вопросы;

5. Подведение итогов.

Чем полезны групповые собеседования

• Экономия времени. Рекрутер не встречается с каждым отдельно, а совмещает несколько собеседований в одно. Сразу после группового интервью можно дать обратную связь кандидату — прошёл он отбор или нет.

• Оценка личных качеств. Во время самопрезентации претендента и участия в деловых играх можно оценить, насколько он коммуникабелен, дружелюбен и насколько вовлекается в процесс.

На групповых интервью удобно знакомить будущих сотрудников с миссией и ценностями компании. Во время встречи можно выяснить, кому из кандидатов близка корпоративная культура работодателя и кто будет готов её придерживаться в работе.

Весь подбор в одном окне

Рекрутинговые системы или ATS (Applicant Tracking System) — это сервисы по управлению кандидатами для HR. Технология позволяет автоматизировать процесс подбора, накапливать и отслеживать резюме соискателей, проводить аналитику рекрутмента.

Согласно аналитического агентства TAdviser, в топ-5 российских рекрутинговых систем входят: Хантфлоу, Potok, FriendWork, CleverStaff и Talantix.

Как это работает технология

ATS-система ищет резюме соискателей на джоб-сайтах, в соцсетях и профессиональных порталах по тем параметрам, которые задаёт рекрутер. Подходящие резюме ATS выгружает в свою базу. Рекрутер просматривает их, отбирает нужные и даёт команду системе на рассылку приглашений на собеседования отобранным людям.

Что умеет рекрутинговая система:

• Собирать резюме из разных сервисов по подбору, например: HeadHunter, Авито, SuperJob, Rabota.ru, Behance, Хабр Карьера;

• Публиковать вакансии и собирать отклики на этих сервисах;

• Выгружать список кандидатов по конкретной вакансии;

• Формировать брендированные офферы;

• Искать в соцсетях по резюме;

• Взаимодействовать с почтой, мессенджерами и рабочими календарями.

Чем полезны

• Принцип «одного окна». Не нужно самостоятельно искать кандидатов по разным джоб-сайтам, открывать много вкладок на компьютере и вручную структурировать всю собранную информацию, — всё это можно сделать в одной ATS-системе.

• Экономия времени и денег. Поскольку процесс подбора автоматизирован и всё находится в одном месте — рекрутеру требуется меньше времени на сбор и обработку информации по претендентам. Набор будет проходить быстрее, а бюджет расходоваться эффективнее.

Рекрутинговая система может помочь HR навести порядок в базе резюме, избавиться от бесконечных папок и эксель-таблиц, и сделать процесс подбора более быстрым, удобным и эффективным.

Когда нужно очень много сотрудников

Бывают ситуации, когда за неделю нужно успеть нанять сотни, а то и тысячи сотрудников. Речь идёт о неквалифицированном линейном персонале, например: курьеры, грузчики, сборщики заказов и кладовщики.

При таком спросе на персонал процедура найма становится более экстремальной. Один из примеров — открытый наём.

Как это работает

Для устройства потенциальному сотруднику нужно предоставить только паспорт и разрешение на работу. Этот способ подбора исключает: резюме, собеседование и проверку службой безопасности. Устроиться может практически любой желающий. Сотрудники выходят на работу по очереди, согласно сформированному списку.

Сформировать список будущих работников можно с помощью короткой анкетной формы для заполнения на сайте компании. Анкета может состоять всего из трёх вопросов, например:

1. Есть ли у вас разрешение на работу в РФ?

2. Можете ли вы проводить по 8 часов в день на ногах?

3. Можете ли вы поднимать вес до 20 килограмм?

Чем полезен

• Минимальные затраты на привлечение кадров, они приходят сами. Единственное, на что может потребоваться бюджет — реклама вакансии и создание анкетной формы для желающих поработать в компании.

• Экономия времени рекрутера. Краткая анкетная форма ускоряет процесс отсмотра — рекрутер смотрит ответы на вопросы и сразу может определить кандидата, как подходящего или непригодного.

Не все компании готовы пойти на наём без проверки благонадёжности или хотя бы без телефонного разговора с кандидатом. Но если прибыль компании напрямую зависит от скорости набора линейных сотрудников, то открытый наём может стать решением задачи.

Например, в пандемию, в отрасли продуктового ритейла спрос на доставку товаров вырос на 200-400%, — по словам Дэнни Перекальски, генерального директора сети «Утконос» (прим. ред. из программы «»). Чтобы удовлетворить подобный спрос и не терять выручки, нужно было увеличить количество нанимаемых линейных сотрудников в разы. А для этого требовалось ускорить и упростить саму процедуру найма.

Необязательно организовывать открытый наём во всей компании сразу. Внедрение можно начать с одного магазина или подразделения, и если эксперимент окажется удачным — продолжить практику. Здесь отметим, что принятому на работу по методике открытого найма, нужно объяснить, что у компании есть свои стандарты работы и клиентского сервиса, и что сотрудник должен им следовать.