- Организационное совещание по проекту: максимальная эффективность
- Зачем нужны организационные совещания
- Преимущества эффективных организационных совещаний
- Как сделать организационное совещание эффективным
- Шаблоны для организации заметок на совещаниях
- Совещание 1:1
- Совещание всех сотрудников
- Командное совещание
- Совещание с заказчиком
- Совещание для обсуждения стратегии
- Десять секретов эффективных совещаний с командой продаж
- Подготовка к совещанию
- Подготовка
- Ритм работы
- Обсуждение ключевых побед
- Совещания с командой продаж: как сделать их эффективным?
- Организационное совещание по проекту
- Почему важны повестки дня совещаний?
- основных элементов повестки дня совещания
- Советы по улучшению ведения записей
- Собирайте повестки дня своих совещаний в Notion
- После организационного совещания
- Десять действий по планированию и проведению успешного организационного совещания
- 1. Подготовка к совещанию
- Пример повестки организационного совещания по проекту
- 2. Представление участников
- 3. Представление назначения проекта в начале
- Пример назначения проекта
- 4. Представление плана проекта
- Пример плана проекта
- 5. Описание объёма проекта
- Пример объёма проекта
- 6. Распределение ролей и обязанностей по проекту
- 7. Определение места, в котором будут отслеживаться данные по проекту и публиковаться обновления в реальном времени
- 8. Ответы на вопросы
- 9. Описание дальнейших шагов
- 10. Дела после совещания
- Разные типы организационных совещаний
- Внутреннее организационное совещание по проекту
- Организационное совещание по проекту с участием заинтересованных руководителей
- Внешнее или ориентированное на клиентов организационное совещание по проекту
- Организационные совещания по Agile-проектам
- Ключи к эффективной организации совещания
- Что еще имеет значение при организации совещания
- Как организовать обсуждение на совещании
- Работа над ошибками
Организационное совещание по проекту: максимальная эффективность
Вы вложили массу усилий в запуск своего проекта, однако порой кажется, что проект сходит с намеченного пути ещё до своего начала. Это связано с тем, что все участники и заинтересованные лица проекта привносят в него различные знания, ожидания и приоритеты. Если не дать им возможность согласовать все аспекты до начала работ, проект превратится в греблю против течения независимо от попыток скорректировать курс. К счастью, есть надёжное средство — организационное совещание по проекту.
Зачем нужны организационные совещания
Организационные совещания — это эффективный способ привести всю проектную группу к общему знаменателю до начала работ. Во время совещания вы обрисуете назначение проекта, углубитесь в подробности и обсудите дальнейшие шаги. Таким образом, все будут с вами от начала и до конца, каким бы ни был план проекта.
Преимущества эффективных организационных совещаний
- Создание общего понимания проекта
- Увеличение вовлеченности всех участников
- Снижение вероятности ошибок и недоразумений
- Постановка четких целей и задач
- Экономия времени и ресурсов
Как сделать организационное совещание эффективным
Суть эффективного совещания – это шаблон, который видит все углы. Он предоставляет ресурсы. Он готовит участников. Он задает структуру, чтобы вы и ваша команда могли меньше беспокоиться обо всем, что требуется от совещания, а больше – о замечательных идеях, которые будут на нем реализованы.
Без навыков ведения записей и структуры совещания идеи часто упускаются, пункты действий теряются в переводе, и в итоге совещание может оказаться бессмысленным. Это не только потеря времени, но и потеря денег – в 2019 году компания Doodle обнаружила, что только в США стоимость неэффективных совещаний составляет более 399 млрд долл.
Шаблоны для организации заметок на совещаниях
Совещание 1:1
Совещание всех сотрудников
Командное совещание
Совещание с заказчиком
Совещание для обсуждения стратегии
С использованием шаблонов для организации совещаний вы и ваша команда сможете максимально эффективно использовать время и достигать поставленных целей. Будьте готовы к встречам заранее, используя подготовленные шаблоны повестки дня.
Десять секретов эффективных совещаний с командой продаж
Эффективные совещания с командой продаж не только способствуют синхронизации команды, но и играют ключевую роль в стратегическом планировании и оперативном управлении продажами. Настоящая статья раскрывает 10 секретов, как сделать каждое совещание по продажам не только плодотворным, но и мотивирующим для всей команды.
Подготовка к совещанию
От подготовки до заключения, каждый аспект важен для достижения цели — максимизации эффективности и улучшения результатов.
Подготовка
- Правильная подготовка к совещанию
- Важность технической готовности
- Уважение к времени участников
Ритм работы
- Выбор ритма работы
- Необходимость инструктирования команды
Обсуждение ключевых побед
- Значимость обсуждения ключевых побед
Статья подчеркивает, что успех совещания по продажам зависит не только от содержания, но и от формата его проведения. Приведенные советы и рекомендации помогут вам организовать совещание, которое принесет реальную пользу как для команды, так и для всего бизнеса.
Совещания с командой продаж: как сделать их эффективным?
Для лидера продаж встречи со всей вашей командой менеджеров могут быть ценным процессом контроля состояния вашего бизнеса — но они также могут тратить ценное время продавцов на продажи. Чтобы время, проведенное вместе, было полезным, разработайте правильную повестку дня, поделитесь важными новостями и стимулируйте групповое обсуждение, а более простые обновления оставьте для мессенджеров.
Подготовьте, уточните и отполируйте повестку дня следующего собрания продавцов, используя советы, приведенные в этой статье. Вы быстро станете проводить эффективные собрания для своей команды.
Организационное совещание по проекту
Что такое организационное совещание по проекту?
Организационное совещание по проекту — это возможность встретиться с участниками группы и заинтересованными лицами до начала проекта, чтобы обсудить ключевую информацию и согласовать важнейшие вехи.
Каково назначение организационного совещания по проекту?
Если кратко, то да. Организационные совещания — бесценный способ донести ключевую информацию по проекту до своей группы и предоставить сотрудникам возможность лично задать интересующие вопросы. Организационное совещание по проекту снижает вероятность недопонимания и позволяет всем участникам начать работу с общей стартовой линии.
Проведение организационного совещания следует запланировать после согласования устава проекта и создания его плана, но до фактического начала работы над ним. В ходе совещания вы обрисуете назначение проекта, его цели, план и многое другое, а также отведёте участникам время на вопросы и проясните дальнейшие шаги.
По окончании совещания у группы должно сформироваться общее представление о том, над чем вы работаете, а также для чего и как вы будете это делать.
Это не означает, что вам нужно проводить одинаковые организационные совещания по каждому проекту. Некоторые проекты, например направленные на работу с клиентами или реализацию комплексных инициатив, только выиграют от формализованных совещаний с серьёзной подготовкой. В зависимости от типа проекта это может быть солидная презентация или даже демонстрация. Для проектов попроще, где меньше заинтересованных лиц, подойдёт не столь формальная форма совещания без докладов и презентаций.
Слово совещание в русском языке имеет негативную коннотацию и воспринимается как встреча, на которой будут обсуждаться вопросы, для решения которых хватило было бы написать пару писем. Дело в том, что никому не нравится тратить время впустую, да и случается, что на совещаниях идеи сотрудников и результаты работы подвергаются жесткой критике. Конечно, ничего кроме стресса и раздражения такое групповое обсуждение не вызывает. Академия социальных технологий рассказывает, что стоит учесть при организации совещания и как сделать такие встречи результативными.
### Зачем нужны совещания
Не все так страшно! Совещание – это рабочая встреча, в которой участвуют более 2-3 человек для группового обсуждения путей решения стоящей задачи, контроля исполнения поручений, обмена информацией, подготовки к запуску проектов и совместной работы над другими насущными для компании вопросами. Сегодня совещания проводятся и в онлайн-формате, что экономит время участников и уменьшает количество организационных усилий. Правильно организованное совещание не только определяет дальнейший порядок действий для каждого из участников, но и заряжает энергией и оптимизмом. Поэтому так важно осознанно подходить к планированию и структурированию встречи. Конечно, это верно только, если для совещания установлена четкая цель и желаемый результат. Например:
* новое решение;
* совместный поиск идей;
* отчет о проведенной работе;
* информирование об изменениях;
* определение плана действий.
Помогает придерживаться обозначенной цели повестка совещания, о специфике подготовки которой речь пойдет ниже.
#### Зачем организуются совещания
Одна из главных задач совещания – вынести на обсуждение как можно больше мнений, а это значит, что потребуется вовлечь коллектив в групповое обсуждение, создать атмосферу, в которой каждый свободно выскажется и будет услышанным. Конечно, в авторитарных компаниях, где сотрудникам десятилетиями запрещалось предлагать собственные идеи, такие форматы совещания не сработают. Однако, подобные модели командной организации помогут сформировать у сотрудников чувство сопричастности к обозначенной проблематике и искреннее желание достигнуть весомого результата.
Поставить коллектив на рельсы командной работы и распределенного лидерства помогают инструменты фасилитации. Если вам часто приходится организовывать и вести совещания, но вы замечаете, что они проходят не так результативно, как того требует ситуация, рекомендуем обратить внимание на компетенции фасилитатора. Эти знания поднимут совещания на новый уровень, а коллеги не только перестанут содрогаться, ожидая очередной встречи, которая рискует затянуться и уйти в обсуждение не связанных с предметом встречи тем, но и проникнутся мотивацией к общему делу.
В контексте этой темы также важно понимать, что как только руководитель описывает ситуацию, формулирует вывод и пути решения задачи, групповое обсуждение прекращается. Никто не захочет высказывать противоположное мнение или прилагать усилия к тому, чтобы предложить более удачное решение вопроса. Сотрудники должны видеть, что их мнение имеет значение, поэтому оставьте право первых высказываний за коллективом.
Почему важны повестки дня совещаний?
Шаблон для еженедельных встреч может помочь сфокусировать разговор.
Без повестки дня совещание может быстро превратиться в хаос, и вы достигнете меньших результатов, чем планировали. Повестка дня помогает следить за ходом совещания, давая понять, что все знают, что будет происходить до, во время и после.
- Улучшение концентрации внимания и активного слушания. Составив повестку дня совещания, вы сможете сосредоточиться на нем, зная, что все детали уже где-то записаны. Четкое документирование и подчеркивание целей совещания поможет вам сконцентрироваться в самом начале и поддерживать это состояние на протяжении всего совещания.
Укрепляйте свои организационные мышцы. Повестка дня собрания заставляет вас планировать и готовиться к встрече. А организованность поможет вам чувствовать себя более уверенным и подготовленным к встрече. Кроме того, просмотр своих записей после совещания на предмет достижения поставленных целей (или если участникам придется вернуться к тому, что было упущено) помогает всем быть в курсе дела.
Устранение информационной изоляции. Без документированной повестки дня совещания любая полезная информация, которая обсуждалась или решалась, может быть потеряна для неучастников. Если команда маркетологов в ходе совещания примет решение о привлечении к проекту дизайнера продукта, но забудет его задокументировать, это решение будет утеряно. Или они даже могут забыть, почему вообще было принято такое решение, что не способствует ясности при информировании дизайнера или кого-либо еще, пытающегося наверстать упущенное в асинхронном режиме.
основных элементов повестки дня совещания
Эффективное ведение записей на совещаниях – это баланс: если вы фиксируете слишком мало информации, то можете упустить что-то важное. То же самое касается и слишком большого количества информации – ее будет трудно отсеять. Наилучший способ подготовить все необходимые документы до, во время и после совещания – это следовать структуре, продиктованной повесткой дня совещания.
Хороший шаблон повестки дня совещания должен функционировать как конспект, который может быть повторен всеми, кто его использует. Он должен включать такие детали, как:
1. Дата, время и тип встречи. Документирование этих данных поможет сохранить организованность базы данных, если вы храните записи о совещаниях в центральной базе данных (что мы и рекомендуем делать!). Знание даты и времени совещания также помогает избежать путаницы при определении времени проведения совещания и уточнить сроки выполнения пунктов действий. С помощью Notion вы можете легко назначить шаблону повестки дня собрания любые свойства.
2. Участники собрания. Информация о том, кто участвовал в совещании, поможет всем, кому могут понадобиться разъяснения по тем или иным вопросам, обсуждавшимся на совещании.
В этом шаблоне заметок о совещании предусмотрено место для пометки участников совещания.
3. Цели. Они служат “северной звездой”, которой должны следовать все участники совещания, чтобы никто не сбился с пути. Без целей совещания могут оказаться бесполезными, а значит, придется довольствоваться другим совещанием, чтобы чего-то добиться.
4. Заметки для обсуждения. Готовясь к совещанию, внесите в повестку дня темы, в которых вы сможете делать заметки по всем значимым вопросам. В них должно быть отражено все, что может обсуждаться в ходе встречи, включая решение поставленных задач, вопросы и ответы, а также принятые участниками решения. Также не оставляйте ничего на потом. Отмечайте, какие решения не удалось принять и почему, чтобы можно было вернуться к ним, рассмотреть их или остудить.
В Notion есть все инструменты для организации заметок.
5. Пункты действий и последующие шаги. Создайте резюме совещания (для этого можно использовать Notion AI!) и пометьте соответствующих членов команды в своих заметках, чтобы лучше понять, почему они были вовлечены в процесс. Можно также установить напоминание для себя/других о необходимости вернуться к пунктам действий и проследить за их выполнением. С помощью Notion вы можете легко пометить всех людей, имеющих доступ к вашей корпоративной вики. Можно даже связать заметки о совещаниях и проектах, чтобы ничего не потерялось.
Отметка членов команды в пунктах действий после совещания помогает продвигать проекты.
В повестке дня совещания можно также предусмотреть место для идей, которые возникают у вас или высказываются другими участниками совещания. Хотя их лучше всего рассматривать уже после совещания, документирование спонтанных идей может помочь вдохновить будущие проекты.
Советы по улучшению ведения записей
Структура помогает создать условия для успешного проведения совещания, но есть несколько тактик, которые помогут вам правильно вести записи в течение всего совещания. Если вы не укрепите свои навыки ведения записей, вам будет трудно выдерживать различные темпы проведения совещаний, с которыми вы можете столкнуться в стартапе. Встречи один на один не будут обладать той же энергией, что и быстротечные сессии дизайн-мышления, но готовность к любому сценарию поможет вам не отстать и не упустить важную информацию.
Прислушивайтесь к словесным подсказкам. Во время совещания бывает трудно сохранять присутствие. Хороший способ сосредоточиться – обращать внимание на вербальные сигналы. Когда кто-то упоминает “препятствие” или “цель”, запишите его настроение. А слово “сделать” – это сигнал к действию. Самое главное – фиксировать “почему” каждого решения или высказывания. Если неудовлетворенность инструментом стала причиной пункта действий по поиску новых вариантов, запишите это. Это может помочь будущим сотрудникам понять контекст текущих решений.
Записывайте свои совещания. Воспользуйтесь преимуществами технологии, используемой для проведения совещаний, и запишите свои разговоры – разумеется, после получения разрешения. Еще лучше – включить полную запись в свои цифровые заметки. Будущие сотрудники или занятые люди, которые пытаются уточнить какие-то детали, будут вам за это благодарны. [Узнайте, как можно встроить полную запись в Notion].
Видеоролики, посвященные ткацкому станку, вставляются на страницы сайта Notion для наглядного пояснения выполняемой работы.
Найдите средство, которое лучше всего подходит именно вам. У каждого человека есть свой носитель, который помогает ему запоминать информацию: кому-то полезны аудиовизуальные записи, а кто-то предпочитает чтение. Подумайте, с каким инструментом вам удобнее всего работать и насколько легко будет рассказать о ключевых моментах встречи, используя этот инструмент.
Делегируйте. Делегируйте. Делегировать. На совещании всегда должен быть назначен ответственный за ведение записей. Это помогает придать совещанию определенный смысл, начав с обычного вопроса типа “Кто будет вести записи?” и определив одного человека, который должен заполнить общий шаблон. Это не означает, что все остальные не могут делать записи, – это просто гарантирует, что у кого-то они будут готовы. Это особенно важно на встречах 1:1.
Не записывайте все подряд. Придерживайтесь подхода “меньше – больше” и сосредоточьтесь на заявленных целях и их обсуждении. Конечно, не стоит игнорировать касательные, на которые отвлекаются люди, – в ходе них могут быть затронуты важные вопросы. Но в этом случае всегда можно обратиться к записи совещания.
Позаботьтесь о том, чтобы ваши заметки не затерялись в мешанине. Сделайте их легкодоступными для всех участников проекта, чтобы вы и ваши коллеги могли уложиться в сроки (не упустив ни одного важного кусочка головоломки). Возможно, у кого-то появятся новые идеи или иной взгляд на ситуацию, который поможет быстрее продвинуться вперед.
Собирайте повестки дня своих совещаний в Notion
Хорошая новость – вам не нужно изобретать велосипед! С помощью Notion вы можете создать централизованную структуру для всех заметок о совещаниях, доступ к которой может получить любой сотрудник вашей команды. Для начала ознакомьтесь с нашим шаблоном заметок о совещаниях или воспользуйтесь преимуществами полной настройки Notion, создав свой собственный шаблон.
Если вы ищете шаблоны для конкретной команды, мы готовы помочь вам.
После организационного совещания
После проведения организационного совещания по проекту вы будете полностью готовы начать работу над ним. Лучший способ поддерживать синхронизацию и чёткость после совещания — единый источник достоверной информации для совместной работы, например инструмент управления работой. Собрав свою работу, обновления статуса и сообщения в одном месте, вы не только введёте в курс дела участников группы, но и сделаете так, чтобы у сотрудников всегда была самая актуальная информация.
Подробнее о том, как Asana поможет вам организовать работу так, чтобы ваша группа знала, что делать, почему это важно и как этого достичь.
Десять действий по планированию и проведению успешного организационного совещания
На вас как руководителя проекта по важной инициативе возлагается планирование и проведение организационного совещания по предстоящему проекту. Аналогично, если вы управляете масштабной программой и планируете организационное совещание для начала данной работы, вы наверняка будете ведущим этого мероприятия. При этом можно будет рассчитывать на то, что руководители входящих в состав программы проектов представят свою информацию.
Если вы никогда не планировали организационные совещания по проектам, не переживайте! Вот 10 простых действий, которые позволят вам провести успешное организационное совещание.
1. Подготовка к совещанию
Первый шаг перед проведением организационного совещания по проекту — решить, кто должен присутствовать и как долго продлится совещание. Уровень и детализация подготовки будет зависеть от того, насколько формальным оно должно быть. Будут ли приглашены руководители компании или внешние партнёры? Или же это неформальное совещание с основным составом проектной группы? В процессе подготовки к совещанию:
Оформите окончательный список приглашённых. К этому моменту вы должны знать, проектное совещание какого типа вы будете проводить и кто будет на нём присутствовать. Перед рассылкой приглашений проверьте список участников ещё раз, чтобы не забыть никого из заинтересованных лиц проекта.
Определите время (и продолжительность). Не забудьте запланировать время на вопросы.
Назначьте секретаря. Эту роль должен выполнять отдельный человек. Он будет вести протокол на случай, если кто-либо из заинтересованных лиц не сможет присутствовать. Если совещание проходит виртуально, постарайтесь также организовать его запись, чтобы отсутствовавшие участники группы смогли посмотреть её в удобное время.
Составьте повестку совещания. Заранее разослав повестку совещания, вы поможете всем подготовиться к нему. Вместе с повесткой также можно предоставить различные материалы, такие как план и хронология проекта, чтобы приглашённые могли просмотреть эти документы до совещания.
Пример повестки организационного совещания по проекту
Бесплатный шаблон повестки совещания
2. Представление участников
Если это первое совещание с проектной группой, то некоторым сотрудникам, возможно, ещё не доводилось работать вместе. Начните совещание со знакомства или задайте вопросы для снятия психологического напряжения, чтобы помочь всем участникам лучше узнать друг друга.
3. Представление назначения проекта в начале
Самое важное из того, что нужно донести до участников организационного совещания по проекту — это то, над чем вы будете работать, и для чего это нужно. Согласно недавнему исследованию только у 26% сотрудников есть чёткое понимание того, как их индивидуальная работа соотносится с целями компании. Не понимая этого, участники группы не будут знать, какая работа важнее всего или как управлять меняющимися приоритетами.
Рассказывая о назначении проекта, обязательно объясните, как он связан с более широкими целями бизнеса и организации. Ответьте на вопросы «Зачем нам над этим работать?» и «К чему мы стремимся в своей работе?». В ходе совещания у вас будет возможность углубиться в подробности проекта и конкретные рабочие процессы, однако обрисовать назначение проекта в начале совещания — это лучший способ привести всех к общему знаменателю.
Пример назначения проекта
Цель данного проекта — улучшить осведомлённость о бренде в Северной Америке, а также в Европе, на Ближнем Востоке и в Африке, проведя цифровую брендовую кампанию в третьем квартале.
4. Представление плана проекта
В идеале вы уже разослали план проекта вместе с повесткой совещания, чтобы дать участникам группы возможность прочитать его заранее. Во время организационного совещания не нужно пересказывать план проекта во всех подробностях. Вместо этого сосредоточьтесь на ключевой информации, такой как хронология проекта, важные вехи или основные ожидаемые результаты.
Пример плана проекта
Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта
5. Описание объёма проекта
Один из самых важных пунктов для обсуждения — это то, что входит, а также (что не менее важно), не входит в объём проекта. Ожидания всех участников должны быть одинаковыми во избежание сюрпризов или изменения ожидаемых результатов в последний момент по ходу проекта. Если прояснить объём проекта заранее, а затем делать это можно чаще, вы сможете избежать разрастания объёма, которое может затянуть или даже сбить проект с намеченного пути.
Пример объёма проекта
Задача проекта: запустить дисплейную и видеорекламу в третьем квартале, чтобы улучшить осведомлённость о бренде в Северной Америке, а также в Европе, на Ближнем Востоке и в Африке.
Группа дизайна бренда (шесть человек), 15 рабочих часов в неделю на протяжении четырёх недель
Бюджет на медиа-расходы в размере 50 000 долл. США
Дизайн целевой страницы
Показ рекламы (два варианта для A/B тестирования), размер согласно спецификации показа
Видеоролики (продолжительность 6 и 30 секунд), размер согласно спецификации видео
Творческие требования: показ
Показ логотипа и призыва к действию в ходе всей анимации
Требуются статичные баннеры и баннеры HTML5
Показ бренда в течение первых 5 секунд
Включает в себя озвучку
Перевод материалов для брендовой кампании
6. Распределение ролей и обязанностей по проекту
Для упрощённого внутреннего проекта это не всегда нужно, однако если участники вашей проектной группы никогда не работали вместе или если вы работаете с внешним партнёром, обязательно согласуйте со всеми их роли и обязанности. Кто будет основным контактным лицом проекта? Есть ли у проекта спонсор или состава руководства компании? Есть ли специалист или группа специалистов, с которыми нужно будет согласовывать аспекты проекта?
Различных заинтересованных лиц необходимо информировать на разных стадиях проекта. Если в проектной группе по итогам организационного совещания нет чёткого понимания ролей и обязанностей, попробуйте создать и опубликовать матрицу RACI как дополнительное поручение.
Примеры ролей в проекте
Ответственное лицо: Даниэла Варгас
Подотчётное лицо: Кабир Мадан
Эксперты: Кэт Муни, Рэй Брукс
Информируемое лицо: Эйвери Ломакс
7. Определение места, в котором будут отслеживаться данные по проекту и публиковаться обновления в реальном времени
Средний работник интеллектуального труда тратит 60% своего времени на работу по организации работы в поисках информации и документов. Весь этот непроизводительный труд приводит к тому, что у вашей группы остаётся меньше времени на важную работу.
Чтобы сократить объём работы по организации работы и повысить производительность группы, позаботьтесь о создании единого источника достоверной информации для всей основной работы по проекту. Когда вся информация о проекте находится в одном легкодоступном месте, группа может получать доступ к документам и обновлениям в реальном времени, сверяться с вехами проекта и быть в курсе ожидаемых результатов проекта.
8. Ответы на вопросы
Во время организационного совещания у участников проектной группы могут возникнуть вопросы по представленной информации, например об объёме проекта или определённых ожиданиях по задачам. Обязательно запланируйте дополнительное время в конце совещания, чтобы ответить на эти вопросы. Помните: цель организационного совещания по проекту заключается в том, чтобы по его окончании все были готовы приступить к работе, имея всю необходимую информацию.
9. Описание дальнейших шагов
Заключительная часть организационного совещания по проекту должна отвечать на вопрос «Что дальше?». В этот момент нужно прояснить, где будет документироваться эта работа, и рассмотреть все поручения, которые были зафиксированы в ходе данного совещания. Также полезным бывает вкратце описать, что группе предстоит выполнить в первую очередь.
После этого проясните, где и как вы будете публиковать обновления статуса проекта. Слишком большое количество совещаний — это один из трёх главных барьеров для продуктивной работы в 2021 году. Вместо проведения очных или виртуальных совещаний по статусу, рассмотрите возможность публиковать обновления статуса проекта в онлайн-среде через систему управления работой. Это позволит участникам группы эффективно синхронизировать свою деятельность и быстро адаптироваться к изменениям.
10. Дела после совещания
Поздравляем — совещание окончено! Теперь попросите секретаря опубликовать протокол совещания в общем проекте. Если вы собирались виртуально, не забудьте открыть доступ к протоколу совещания и/или к его записи. Наконец, если по итогам совещания были сформулированы какие-либо поручения, зафиксируйте их и назначьте соответствующим участникам группы.
Разные типы организационных совещаний
Не все организационные совещания должны быть одинаковыми. Рецепт такой встречи любого вида по большей части состоит из одних и тех же ингредиентов, однако, хорошо разобравшись в этой типологии, вы сможете решить, насколько формализованным или неформальным должно быть то или иное предстартовое совещание по проекту.
Внутреннее организационное совещание по проекту
Это простейшая форма организационного совещания. Цель — приведение участников проектной группы к общему знаменателю и предоставление им возможности задать свои вопросы до начала проекта. Как и в случае с любым другим организационным совещанием, подготовьте материалы для него заранее, однако не тратьте слишком много сил на доведение их до идеала.
Примеры проектов:
Запуск кампании по маркетингу продукта
План тестирования удобства использования
Помимо предоставления этих материалов участникам проекта на организационном совещании запланируйте размещение всей проектной информации на централизованной платформе для управления работой. Это позволит каждому участнику группы в любое время обращаться к нужной документации по проекту.
Организационное совещание по проекту с участием заинтересованных руководителей
Если ваш проект или программу поддерживают определённые руководители компании, вам наверняка нужно будет провести организационное совещание более высокого уровня, чтобы ввести их в курс дела. В ходе такого совещания постарайтесь основное внимание уделить назначению проекта и его целям, а также обязательно расскажите, как он повлияет на задачи компании.
Во время организационного совещания этого типа не следует надолго останавливаться на конкретных вехах или сведениях о проекте. Лучше провести отдельное внутреннее совещание для участников проектной группы, чтобы осветить эти вопросы.
Чётко сформулированное назначение проекта, тесно связанное с тем влиянием, которое он окажет на цели компании.
При необходимости — экономическое обоснование, которое вы подготовили для данной инициативы.
Лаконичное описание задач проекта, показывающее заинтересованным лицам, что будет достигнуто по его окончании.
План проекта, в котором обрисованы основные сведения о проекте, включая показатели успешности, график проекта, заинтересованные лица и т. д.
Дорожная карта проекта, которая должна выступать в качестве хронологии его основных блоков.
Пояснительная записка со всей указанной выше ключевой информацией по проекту. Запланируйте представить сжатую версию пояснительной записки, а затем предоставьте заинтересованными лицами этот документ в полном формате, чтобы они могли ознакомиться с более подробными сведениями после организационного совещания.
Формальная презентация или доклад.
Внешнее или ориентированное на клиентов организационное совещание по проекту
Если вы реализуете проект для клиента вашей компании, вам нужно будет провести организационное совещание с участием проектной группой и представителей заказчика, чтобы рассказать о целях и ожидаемых результатах проекта. Эта версия организационного совещания требует наиболее тщательной подготовки.
Организационное совещание этого типа позволяет согласовать ожидания и сформировать общее понимание целей проекта. Выделите время на представление проектной группы, определите, как часто вы с клиентом будете обмениваться информацией, и проясните своё видение эффективного взаимодействия. Клиент должен понимать, когда работа будет представляться ему на рассмотрение или как вы будете доносить до него информацию о ходе реализации проекта.
Примеры проектов:
Маркетинговая кампания (с участием агентства)
План проекта, в котором обрисованы основные сведения о проекте, включая показатели успешности, график проекта, заинтересованные лица и т. д.
Проектное задание или творческое задание в зависимости от типа работы.
Чётко сформулированный объём проекта, разграничивающий работу, которая входит и не входит в данный проект.
Дорожная карта проекта, которая должна служить в качестве хронологии высокого уровня для важных блоков проекта и включать в себя соответствующие вехи проекта.
Список заинтересованных лиц с указанием соответствующих ролей.
Средство обмена информацией внутри группы (например, Slack, электронная почта, Asana), а также порядок публикации обновлений статуса проекта.
Формальная презентация или доклад.
Организационные совещания по Agile-проектам
Большинство Agile-групп выполняют свои проекты в форме спринтов, которые представляют собой двух- или четырёхнедельные рабочие циклы. От вас не требуется проводить организационные совещания по каждому спринту; на самом деле, это даже замедлит работу группы. Однако стоит запланировать проведение организационного совещания по проекту хотя бы раз в год для согласования работы группа. Организационное совещание также следует проводить при запуске нового проекта или адаптацию нового сотрудника.
Организационное совещание по Agile-проекту — это возможность проверить, есть ли у группы всё необходимое для спринта, чтобы можно было постоянно совершенствоваться, проводя совещания по планированию спринтов и их ретроспективами.
Критерии успеха, включая определение того, что для вашей группы означает термин «выполнено».
Формализованные роли участников, особенно если группа использует Scrum.
Список используемых командных мероприятий и время их проведения.
Чёткий план обмена информацией, в котором описано, где и как должно происходить общение внутри группы (например, Slack, электронная почта, Asana).
Повестка ежедневного стэндапа группы.
Ключи к эффективной организации совещания
Чтобы провести совещание, которое приведет к действенным результатам, спланируйте встречу заранее, объясните цель и повестку приглашенным участникам. Формирование повестки совещания, которая будет соответствовать компетенциям участников, гарантирует эффективное обсуждение.
Организатор совещания ответственен за планирование повестки, которую следует делать четкой и емкой. Кроме того, документ должен отражать цели, которых планируется достигнуть. Желательно направить повестку заранее, чтобы участники смогли предварительно продумать возможные действия для решения задачи и пришли на встречу подготовленными, собрав необходимые материалы или статистические сведения. Такой подход позволит сэкономить время и повысить эффективность группового обсуждения.
Чтобы спланировать понятную повестку, руководствуйтесь следующей последовательностью шагов:
Определите результаты. Если итоговые результаты встречи не удается сформулировать, возможно и нет необходимости проводить совещание.
Определите продолжительность совещания. Время, которое участники проведут в зале собраний, будет зависеть от цели, частоты встреч и количества участников.
Составьте список тем для обсуждения. Определите вопросы, которые стоит затронуть для достижения результатов. Продумайте последовательность обсуждения тем.
Обозначьте требующееся количество времени для обсуждения каждой темы. Будьте реалистичны, закладывая жизнеспособные интервалы времени. Если же группа не нашла решения вопроса за обозначенное время, предложите обдумать проблематику самостоятельно и поделиться наработками на следующей встрече.
Планируйте стратегии рассмотрения каждой темы. Наиболее эффективно организовать процесс группового обсуждения помогут технологии фасилитации, которые гарантируют включение 100% в дискуссию, даже если она проводится по видеоконференцсвязи.
Расставьте приоритеты – оцените оформившуюся повестку и проанализируйте все ли, что задумано, удастся сделать за отведенное время. Если функциональность повестки вызывает сомнения, стоит отложить решение менее важных вопросов на другое время.
Помните, что повестка – это ориентир для беседы, который позволит вернуть ее в нужное русло, если вдруг участники начнут обмениваться мнениями, которые не касаются решения озвученной задачи.
Случается и так, что участники встречи, с учетом компетенции и профессионального видения ситуации, добавляют в повестку важные пункты, которые требуют рассмотрения, или исключат утратившие актуальность положения.
Кроме того, повестка фиксирует дату и время, а также место проведения совещания. С учетом количества участников, предусмотрите необходимое количество стульев или кресел, продолжительность встречи определит необходимость предоставления участникам воды, перекуса или организации кофе-брейка.
Что еще имеет значение при организации совещания
Начинайте и завершайте встречу в обозначенное время. Конечно, многое зависит от негласных правил, которые действуют в компании: где-то планируют время гибко, а в других коллективах живут по принципам пунктуальности. Вне зависимости от того, как устроена жизнь в компании, придерживайтесь обозначенного в повестке времени начала совещания – это и знак уважения к собравшимся, и подчеркнет целесообразность обсуждения. Тем более это важно, если совещание проводите вы, а, значит, и ответственность за его результативность лежит на вас.
Обозначьте задачи, которые возлагаете на участников совещания. Из этого сложится формат совещания, а также какой из них будет выбран для решения задачи. Среди таких форматов: мозговой штурм, обсуждение плана действий, выработка решений, фиксация поручений или контроль исполнения раннее назначенных задач. Кроме того, стоит определиться и с порядком принятия решений: исключительно руководитель (при этом обсуждение решения другими участниками не допускается), участники предлагают решения, а руководитель выбирает из них наиболее предпочтительное или групповое решение с задействованием элементов командного лидерства.
Приглашайте только тех, кому действительно важно присоединиться к обсуждению. Это же относится и к количеству участников. Если позиция отдела кадров требуется для формирования полной картины обсуждения, ограничьтесь приглашением одного представителя подразделения. С задачей информирования других сотрудников, которым может понадобиться информация, обсуждавшаяся на встрече, поможет справиться письменный протокол. Кроме того, предусмотрите напоминания о предстоящем совещании накануне, чтобы участники сверились и, при необходимости, откорректировали собственные планы.
Назначьте ответственного за ведение протокола совещания или оставьте эту задачу за собой. По итогам совещания фиксируйте договоренности – кто, что и в какие сроки выполняет. Важно подвести итог совещания и детально изложить решения, отдельно проговорив те моменты, которые вызывают сомнения или непонимание.
Проблематика совещания – собирайте команду только, когда назрела необходимость группового обсуждения. Не растягивайте список встреч, отнимая время у непосредственного решения производственных вопросов. Оцените список встреч, которые проводите за месяц или в которых учавствуете. Все ли они значимы, от какой их них стоит отказаться. Может быть потребуется изменить ритм совещаний, пересмотрев устоявшийся график.
Используйте технологии, как цифровые, так и социальные. Некоторые вопросы требуют демонстрации и наглядного отображения информации и дополнительных материалов, тогда понадобится проектор. Если планируете провести мозговой штурм, предусмотрите наличие чатборда, фломастеров и стикеров для структурирования идей. Уделите время тестированию устройств и необходимого оборудования.
Как организовать обсуждение на совещании
Позвольте высказаться каждому и, если видите, что кто-то доминирует в обсуждении, задайте уточняющие вопросы тем, кто еще не успел поделиться мнением. По итогам обсуждения каждого из пунктов повестки, резюмируйте сказанное и согласовывайте достоверность позиций с участниками. Не забывайте отмечать то, что требует дополнительного обсуждения. Будет верным также на совещании предложить участникам, в чьих компетенциях лежат обозначенные вопросы, встретиться для обсуждения в малой группе, чтобы не отвлекать времени и внимания других собравшихся.
Строго придерживайтесь обозначенной темы, направляйте участников и корректируйте ход беседы, чтобы достигнуть желаемого результата. По итогам совещания стоит перечислить поставленные задачи и обсудить сроки, эту же информацию обозначьте в протоколе, который будет направлен участникам по завершению обсуждения. Желательно оформить этот документ в виде отчета о проделанной работе, который будет содержать мнения, озвученные на совещании и другие существенные обстоятельства
Это поможет исполнителям беспроблемно приступить к выполнению задач.
Работа над ошибками
По окончании совещания уделите некоторое время личному подведению итогов – определите, что с организационной точки прошло хорошо, а что – нет, какие моменты стоит предусмотреть в будущем. Оцените эффективность совещания с точки зрения результативности – достигнуты ли желаемые цели. Такая самостоятельная работа поможет совершенствоваться в процессе организации и проведения совещаний.
Не будет лишним запросить обратную связь у участников совещания – спросите у коллег, насколько качественным было обсуждение. Это можно сделать как очно, так и направив запрос по электронной почте. В последнем случае работники вероятнее дадут объективную оценку. Полученная информация пригодится при планировании последующих групповых собраний.
Наконец, не игнорируйте тщательную подготовку к совещанию – чем больше времени на это будет потрачено, тем продуктивнее пройдет встреча.