Что такое кадровый резерв и каким компаниям он нужен

Открытые уроки учебного центра по 6 HR-направлениям

Рекрутинг, адаптация, обучение, КДП, HR-менеджмент, HR-бренд

Какие сроки закладывают на создание кадрового резерва

Сроки, в которые предстоит сформировать кадровый запас, могут фиксироваться в программе подготовки, а могут определяться в зависимости от ситуации.

Например, если после окончания подготовки место для резервиста не освободилось, можно оставить сотрудника на его текущей должности и назначать исполняющим обязанности по той позиции, на которую он претендует, на время отсутствия управленца. Или ввести вакансию заместителя и постажировать резервиста в ней.

Если вдруг должность освободилась, но кандидат еще не готов, можно продлить обучение.

От кого исходит инициатива необходимости формирования кадрового резерва

Идеальный вариант, если бизнес сам в этом заинтересован, понимает всю его важность и необходимость. В таком случае идея создания КР исходит от совета директоров, собственника компании или её первого лица.

В моей практике было несколько моментов, когда мы приглашали первое лицо организации выступить на встречах с коллективом, и он говорил о кадровом резерве как о важнейшей системе, направленной на профессиональное развитие сотрудников. А когда первое лицо сообщает подобную информацию своим непосредственным подчинённым и всем сотрудникам компании, обращаясь к ним лично, — это отличная мотивация.

Если руководство не понимает ценность КР, решающий шаг должен сделать HRD, и самой трудной задачей становится продажа этой идеи бизнесу. На этом этапе важно обосновать, зачем нужно инвестировать ресурсы в этот проект, как и чем он поможет бизнесу.

Бывает и такое, что эйчар проявляет инициативу и локально в рамках бюджета обучения реализует проект. Но без поддержки руководства выйти на уровень всей компании, выстроить систему не получится. Более того, с течением времени, скорее всего, пропадёт интерес и к небольшому проекту, и его придётся приостановить.

В следующей статье мы подробно осветим, как правильно продать идею кадрового резерва, с чего начать проект и из каких этапов он состоит.

Какие кандидатуры участвуют в формировании кадрового резерва

Это могут быть:

• Сотрудники, успешно прошедшие стажировку
• Сотрудники, которые показывают высокую производительность
• Служащие с высшим образованием

Также существует практика совмещения нескольких вакансий. Но практика показывает, что это — худший из возможных вариантов. Потому что нарушается первичный рабочий процесс, что негативно сказывается на качестве предоставляемых услуг/товара.

Наш эксперт

Вероника Шубина

При формировании кадрового резерва каждого потенциального резервиста оценивают согласно установленным в компании критериям отбора.

Каждая компания может добавить свои критерии отбора в кадровый резерв. Список не является исчерпывающим.

Ошибки, которые допускают компании при создании кадрового резерва

Грамотное формирование кадрового резерва

Нельзя обучить сотрудника и не предложить ему более высокую должность или расширенную зону ответственности. Это мощнейший демотивирующий фактор. Если сотрудник в текущей компании не сможет применить новые знания, с большой вероятностью он будет искать новую работу.

Кадровый резерв сформирован из людей, которых выбрали руководители

Это предвзятый метод, при котором команда не будет понимать, почему определенные сотрудники оказались в числе избранных. Поэтому формирование кадрового резерва должно быть открытым: важно рассказать о конкурсе всей команде, чтобы любой желающий мог подать заявку.

Кроме того, часто бывает так, что руководитель не хочет, чтобы его сотрудник покидал подразделение и рос по карьерной лестнице, так как является незаменимым. Из-за этого специалисты с высоким потенциалом могут засиживаться на одном месте, потому что их руководители не заинтересованы в развитии сотрудников.

В кадровый резерв попали люди, которые этого не хотят

Руководители могут добавить в резерв тех, кто этого не хочет или не может выделить время на участие. Очевидно, что у сотрудника не будет мотивации учиться. Поэтому во время объявления конкурса подробно объясните сотрудникам:

Несбалансированная программа обучения

Не нужно учить сотрудников новомодным трендам. Важно дать знания, которые помогут им эффективнее справляться с задачами на более высокой должности. Поэтому тщательно обдумывайте учебный план и предлагайте сотрудникам курсы, которые будут действительно полезны.

Виды кадрового резерва

Внешний кадровый резерв

Внешний кадровый резерв — это кандидаты с рынка труда, которые прошли собеседования и отбор, были высоко оценены, но не получили оффер. При этом компания продолжает поддерживать с ними контакт. Эти кандидаты периодически привлекаются на выполнение подрядных работ, когда в компании нет внутренних ресурсов. А при наличии вакантных должностей их рассматривают в первую очередь.

Внутренний кадровый резерв

В отличие от внешнего, внутренний кадровый резерв — это группа сотрудников организации, отобранных и подготовленных для замещения вышестоящих должностей или для перемещения горизонтально, в смежные отделы и команды.

Как правило, внутренние резервисты:

• имеют стратегическое видение
• обладают хорошим потенциалом роста
• сильны в решении бизнес-задач

Кадровый резерв функционирования

Кадровый резерв функционирования — это группа сотрудников, которые могут в краткосрочной перспективе замещать должности в своём подразделении или на своём уровне. Это инструмент ротации кадров, который не требует дополнительной подготовки участников.

Кадровый резерв развития

Кадровый резерв развития (или резерв на выдвижение) — это группа перспективных сотрудников на замещение руководящих должностей в будущем.

Для таких резервистов разрабатываются обычно индивидуальные планы подготовки, подбираются наставники. Они проходят длительное обучение и, как правило, защищают проект, который может принести компании пользу.

Перевод на русский:

## В наших статьях мы остановимся именно на этом виде кадрового резерва — пошагово распишем технологию работы и бизнес-процессы этого проекта для руководителей и HR-специалистов.

В зависимости от того, откуда приходят сотрудники на новые должности, резерв кадров может быть внешним и внутренним.

### Внутренний кадровый резерв

Внутренний кадровый резерв формируется из действующих сотрудников, которых можно повысить или расширить их список задач и улучшить условия. Кроме того, сотрудник может сменить сферу деятельности или отдел внутри компании.

Примеры из практики: В 2023 году у нас был кейс закрытия позиции рекрутера из кадрового резерва: перевели на эту должность девушку, которая занималась охраной труда, но выгорела и больше не хотела работать в данном направлении. Другой случай: мы решили усовершенствовать процедуру заказа автомобилей сотрудниками завода для служебных поездок и перевели девушку-кладовщика на позицию диспетчера, у нее был профильный опыт управления логистикой. Она очень быстро подхватила эту задачу, а понимание бизнес-процессов позволило ей уже через 10 дней работы внести предложения по повышению эффективности.

### Внешний кадровый резерв

Внешний резерв формируется из людей вне организации. В него могут входить бывшие соискатели, студенты, проходившие практику на предприятии.

Пример: Во внешний кадровый резерв мы включаем студентов, которые проходили практику на заводе, но по итогам ее завершения не могли быть трудоустроены, так как не было открытых вакансий. Еще в кадровом резерве остаются специалисты, которые нам очень понравились, подошли по всем параметрам, но приняли не наш оффер.

### Другие подходы к классификации

Существуют и другие критерии, по которым можно классифицировать виды кадрового резерва. Иные подходы учитывают потребности компании и уровень компетенций сотрудников для пополнения резерва.

## Как официально оформить кадровый резерв на предприятии?

Для начала можно составить положение о кадровом резерве и разработать образцы внутренней документации, например, анкеты для кандидатов.

### Риски на пути формирования кадрового резерва

ШАГ. Анализ ситуации и определение портрета Как есть. Точка А

В последние годы на рынке труда наблюдается острая нехватка кадров – рекрутеры и кадровые агентства буквально сражаются за каждого кандидата. И вот тут выигрывают те организации, которые одной из ключевых задач в работе с персоналом ставят работу с кадровым резервом.

Для начала давайте определим понятие кадровый резерв – это ключевые сотрудники, от которых зависит успех в достижении бизнес-целей и формировании стратегии компании.

Качественно сформированный кадровый резерв позволяет компании:

• Эффективно реагировать на изменения на рынке и внутри компании
• Быстрее и качественнее заполнять вакансии руководителей и специалистов
• Развивать собственные кадры и повышать лояльность сотрудников
• Создавать долгосрочные перспективы для роста

Существует несколько подходов в определении видов и типологий кадрового резерва. Рассмотрим самые распространенные.

Этапы формирования резерва и работа с ним

Шаг 1. Определение цели

Цель должна быть четкой и синхронизированной с потребностями бизнеса. Такая цель позволяет определить:

• Кто будет находиться в кадровом резерве
• Какие компетенции должны быть учтены
• Какой потенциал и мотивация у участников

Чтобы определить цель, оцените потребность бизнеса в сотрудниках на новые должности и подумайте, целесообразно ли закрывать эти позиции текущими специалистами.

Например, целью формирования кадрового резерва может быть подготовка сотрудников в качестве преемников на руководящие должности. Эта цель актуальна для компаний, где в ближайшее время не появятся менеджерские позиции, но сотрудникам важно развиваться. В таком случае подготовка может длиться 1–2 года.

Шаг 2. Составление портрета участника

Чтобы понять портрет участника программы, поговорите с заказчиками — руководителями подразделений, где могут занять новые должности обученные сотрудники. Важно выяснить:

• Какие навыки и компетенции важны для успешной работы
• Как выглядит успешный сотрудник данного подразделения
• Какие качества и способности должен иметь человек для занятия вакантной позиции

На основе полученной информации нужно прописать портрет участника программы подготовки. В нем важно обозначить:

• Профиль компетенций и навыков
• Образование и опыт работы
• Личностные качества и мотивацию

Эти характеристики станут основой для конкурсного отбора участников программы.

Шаг 3. Отбор специалистов для резерва

Чтобы в программу подготовки кадрового резерва попали сотрудники с высоким потенциалом и мотивацией, важно проводить конкурсный отбор. Его организаторами могут быть эйчары, T&D-менеджеры, представители бизнес-подразделений.

Первый этап конкурса — оценка анкет участников. Организаторы проверяют соответствие сотрудников, которые подали заявки, критериям утвержденного портрета. Например, часто компании нацелены на развитие молодых специалистов, поэтому запускают программу для сотрудников младше 35 лет. Либо целью кадрового резерва может быть замещение руководящих должностей специалистами, которые уже давно в компании. Тогда принимают только тех, кто отработал более 5 лет. Также обращают внимание на навыки и успехи сотрудника.

В зависимости от того, как сотрудник проявил себя в испытании, организаторы оценивают, соответствует ли он портрету участника кадрового резерва и насколько у него сформированы компетенции, которые в будущем позволят расти.

На третьем этапе организаторы проводят глубинное интервью с каждым участником. Это нужно, чтобы перепроверить мотивацию специалиста и его готовность к обучению.

Далее организаторы выбирают лучших из лучших.

В справедливом конкурсе из 3–5 участников в программу попадает 1 человек.

Шаг 4. Подготовка специалистов резерва

На третьем шаге можно остановиться, если у компании нет ресурсов для подготовки кадрового резерва или бизнес устраивает текущий профессиональный уровень сотрудников. В таком случае достаточно оценить компетенции специалистов и самым подходящим предложить вакантные должности.

Если бизнес нацелен улучшить навыки участников резерва, целесообразно провести обучение.

За создание программы обучения отвечают эйчары или T&D-менеджеры. Они могут привлечь стороннего эксперта в области корпоративного обучения или бизнес-школу, которая поможет адаптировать готовый курс под потребности компании.

Чем выше грейд должностей, на которые готовят сотрудников, тем больше сторонних экспертов должны принимать участие в обучении.

Еще одно правило обучающей программы — чем на более высокие должности готовите специалистов, тем более общими и стратегическими должны быть знания. Например, кандидатов на роль тимлидов рекрутмента имеет смысл обучать бюджетированию. В то время как кандидаты на должности руководителей департаментов уже наверняка это знают. Им будет полезнее научиться управлять изменениями.

Программу следует разделить на периоды — семестры. После каждого семестра проверяйте знания участников и отчисляйте отстающих. Завершать обучение стоит итоговой работой. Это может быть решение бизнес-кейса, который актуален для компании и с которым сотрудник может столкнуться на должности, на которую претендует. Оценивая итоговую работу, организаторы проверяют, насколько хорошо специалист прокачал навыки и получится ли у него справиться с задачами на новой должности. Лучшим ученикам обычно предлагают новые роли.

Если в компании развито менторство, можно обойтись без специальной обучающей программы. Отобранные сотрудники могут учиться на опыте наставника — специалиста более высокого грейда.

Бывает, что в рамках подготовки нескольких специалистов готовят для одной должности и по итогам обучения выбирают лучшего, который и получает повышение.

Такая практика больше подходит компаниям, где в корпоративной культуре прослеживается соревновательный дух и стремление к единоличным победам. Если в вашем бизнесе сотрудники не настроены состязаться между собой и им нравится работать в команде, вряд ли у них получится проявить себя в подобном конкурсе.

Каким компаниям нужен кадровый резерв

Решение о создании кадрового резерва принимается на основании нескольких переменных.

По данным опроса работодателей, который проводил HeadHunter, оказалось, что на крупных предприятиях (штат от 500 человек) кадровый резерв сформирован в 41% случаев. В средних по численности компаниях (от 100 до 500) — в 30%. А в небольших компаниях (до 100 человек) кадровый резерв есть в 29% случаев.

Этап жизненного цикла

Как правило, кадровый резерв нужен компаниям на этапах роста, развития, зрелости. В том числе, через этот управленческий инструмент происходит движение и достигаются амбициозные цели.

Высокая неуправляемая текучесть, дефицит персонала на рынке труда, разрывы преемственности в системе управления, в бизнес-процессах — всё это индикаторы, что компании нужно реализовывать проект развития кадрового резерва.

В некоторых сферах есть также свои специфические трудности, с которыми помогает справляться КР.

Мы проводили мини-исследование среди представителей поколения Z. Результаты были не очень утешительными для промышленной отрасли: 40% опрошенных отметили, что не хотят работать на производстве. А ведь потребность в инженерно-технических специалистах и рабочих очень высока, и когда компания предлагает им возможности развить себя и свои управленческие компетенции, это является существенным дополнительным бонусом.

Участие в конкурсном отборе может осуществляться тремя способами

На каждого кандидата в кадровый резерв рекомендуется сформировать личное дело, которое может включать в себя следующие документы:

После проведения оценки и утверждения списка резервистов, необходимо с каждым из них составить индивидуальный план развития (образец смотрите в шаблонах к статье), в котором предусматриваются мероприятия, обеспечивающие приобретение работниками, зачисленными в кадровый резерв, необходимых теоретических и практических знаний, более глубокое освоение содержания и характера управленческой деятельности и т.д. Все задачи индивидуального плана развития должны соответствовать критериям SMART для облегчения последующей оценки их выполнения.

Термином SMART (аббревиатура от англ, слов: S – specific, М – measurable, А – achievable, R – realistic, Т – timed) определяются критерии грамотно поставленной цели: конкретность, измеримость, достижимость, реалистичность, точные сроки выполнения.

Различают внутренний и внешний кадровые резервы. При этом необязательно у компании должен быть только единственный вариант. У неё могут быть сформированы различные виды кадрового резерва: зависит непосредственно от имеющихся потребностей и диапазона задач, которые организация выполняет.

Внешний кадровый резерв организации

Давайте приведем наглядный пример. Из головного офиса крупной организации внезапно увольняется исполнительный директор — одна из ключевых фигур, на котором завязаны множество специфических процессов компании. Варианта два: нанять квалифицированного специалиста «извне» и ударными темпами ввести его в курс дела или взять на это место кандидата «изнутри» — к примеру, руководителя одного из мелких филиалов, который прекрасно разбирается во всех тонкостях функционирования данной организации.

Выбирая первый вариант, компания получает:

Если руководство отдаст предпочтение второму варианту, то приобретает следующее:

На этом примере наглядно разбирается, как в экстренной ситуации может быть задействован внутренний кадровый резерв организации. В нём находятся те сотрудники из штата компании, которые имеют серьезный потенциал для повышения квалификации или кто уже готов приступить к выполнению обязанностей на новой должности. Сюда же можно отнести студентов, стажирующихся в данной организации, и сотрудников вне штата, с которыми оформлен разовый трудовой договор (ГПХ).

К внешнему кадровому резерву обычно прибегают, когда перед руководством компании стоит задача, не столь сильно ограниченная во времени исполнения (например, введение новых должностей), или во внутреннем резерве нет подготовленных сотрудников соответствующей квалификации.

В него включены кандидатуры, резюме которых были отобраны эйчаром после собеседования или успешно пройденного тестирования, но по какой-то причине они не были приняты на работу. Также здесь содержатся соискатели, которые ранее откликались на размещённую вакансию, и те, кому компания ранее делала предложение, но к работе они так и не приступили. Важную роль при этом играет тщательный анализ рынка труда в той области, которая отвечает интересам деятельности организации, и выявление данных о подходящих специалистах.

Хоть внутренний и внешний кадровый резерв и выполняют потенциально идентичные задачи, организационные моменты у них кардинально отличаются. Первый вариант лучше всего подходит под экстренные ситуации. Второй — по плановые.

Можно ли обойтись без кадрового резерва?

Да, ситуации, когда топ-менеджмент и руководителей ищут на рынке труда, нередки. В основном, это связано с тем, что организация планирует сделать резкий скачок в развитии, переформатироваться, диверсифицироваться. Современные реалии не позволяют бизнесу просто плыть по течению в своём рыночном сегменте, а требуют активных и, порой, агрессивных действий. И это вполне оправдывает тот факт, что компании нередко перекупают топ-менеджмент.

Быстро вырастить профессионального руководителя с отличными управленческими компетенциями внутри компании с нуля практически нереально. Конечно, в кадровом резерве есть эдакая «скамейка запасных» — подготовленные и заряженные менеджеры среднего звена. Те из них, кто отлично себя проявил, зарекомендовал и продемонстрировал свою мотивацию на развитие, вполне могут рассчитывать на повышение до топа. Именно поэтому КР в большей степени ориентирован именно на выращивание своих middle-менеджеров, которые в 80% являются исполнителями «высочайшей воли» топов, двигающих и развивающих бизнес. Это своего рода первый уровень кадрового резерва.

Экспертов-управленцев приглашают с внешнего рынка на узкоспециализированные задачи, когда понимают, что во внутреннем ресурсе подходящих кандидатов нет.

Кроме того, подготовка внутреннего кадрового резерва — достаточно длительная история, а сейчас такое время, что год пролетает за 3 месяца. Внешних топов нанимают ещё и для того, чтобы обеспечить увеличение скорости и интенсивности движения компании в темпе отрасли.

Преимущества

Ключевые преимущества создания системы кадрового резерва заключаются в следующем:

Это только базовые плюсы кадрового резерва. Дополнительных преимуществ — множество, в том числе и возможность быстрого перехода организации к работе в беспрерывном формате.

Метрики кадрового резерва

Оценку эффективности формирования и развития кадрового резерва рекомендуем проводить ежегодно на основании следующих показателей:

Тренды кадрового резерва на 2024 год

Во-первых, прошлогодние протуберации, изрядно тряхнувшие рынок кадров, сделали одним из ведущих трендов саму идею создания кадрового резерва. А во-вторых, возникший дефицит квалифицированных управленцев и специалистов узкого и широкого профиля продиктовал появление вполне логичного и обоснованного тренда на удержание штатных сотрудников.

В компаниях, работающих на системном уровне и давно это практикующих, принципиальных изменений не произошло. А, к примеру, компании IT-отрасли стали делать запросы на разработку моделей компетенций, на формирование экспертного и управленческого кадрового резерва. Тимлиды выросли из разработчиков и, соответственно, их управленческие компетенции пока находятся в зоне роста и развития.

Эту проблему можно решить двумя способами:

И второй вариант является преимущественным, поскольку открывает множество возможностей и для сотрудников, и для самой компании. Поэтому на сегодняшний день во многих отраслях вовсю используется наставничество, менторство и другие техники, т.е. начинается системная работа с кадровым резервом, позволяющая удержать сотрудников и обеспечить их максимальную вовлечённость.

Как строится работа с кадровым резервом

Организацией работы с кадровым резервом занимается обычно руководитель компании вместе с работниками кадровых служб.

Формируют запас кадров чаще всего исходя из двух способов:

Работа с кадровым резервом базируется на таких принципах, как конкуренция, активность и гласность. Конкуренция предполагает выбор нескольких человек для каждой позиции. Для наибольшей эффективности оптимальным будет включение в кадровый резерв не больше 2–3 человек на одну должность. Этот своего рода способ подстраховки на случай, если резервист решит уволиться или выйдет из программы подготовки кадрового запаса.

Иногда один и тот же работник может быть кандидатом на несколько должностей, например, на позицию главного бухгалтера и финансового директора. Но это скорее исключение из правил, которое появляется в результате нехватки персонала для запаса. Универсальные резервисты увеличивают кадровые риски.

Принцип активности означает, что компания должна создавать условия для того, чтобы работники, которых включили в кадровый резерв, проявляли инициативу и активную позицию.

Принцип гласности обязывает работодателя доводить до сведения резервистов всю информацию о предполагаемых должностях в полном объеме.

Документальное оформление кадрового резерва

Документальное оформление кадрового резерва необходимо, чтобы обосновать затраты за обучение сотрудников перед бухгалтерией. Также это усиливает доверие специалистов к программе — когда работодатель юридически закрепляет создание кадрового резерва, команда понимает, что это не активность ради галочки, а серьезный целенаправленный процесс.

Какие документы пригодятся для оформления кадрового резерва:

В законах нет требований к формам этих документов, поэтому компания сама создает подходящий шаблон.

Оценка эффективности

Оценка кадрового резерва и его эффективности проще всего осуществляется через психодиагностические мероприятия. Точный алгоритм их проведения зависит непосредственно от сферы деятельности компании, а также от задач, которые планируется поставить перед будущим сотрудником. Главное — условно рассчитать потенциал совместимости.

Критерии отбора

Возможные критерии отбора необходимых соискателей в кадровый резерв:

Это лишь базовый список критериев, который может быть расширен с учетом специфики или отрасли деятельности организации. Например, для рабочих — разряд квалификации, для менеджеров — готовность сменить город и т.д. Но предварительно обязательно следует сформировать точные причины, для чего требуется резерв. Например, если это высокий показатель текучести кадров, то тогда необходимо провести исследование, почему так происходит. Вполне возможно, что из-за недостаточно углубленного анализа потенциальных возможностей новых кандидатов. Или из-за неправильной постановки требований к соискателю.

Дополнительные материалы к статье

К этой статье мы приготовили вам в помощь несколько дополнительных материалов:

Чтобы их получить, перейдите в наш ТГ-канал по этой ссылке.

Рекомендуем вам

В первую очередь, это касается управленческих и экспертных должностей. Внутренние подготовленные кандидаты гораздо быстрее адаптируются и выходят на производительность. А компания не теряет время и деньги на подбор и интеграцию в команду нового сотрудника.

Повышение уровня вовлечённости персонала

Когда в компании есть прозрачные возможности для карьерного продвижения и профессионального роста (через развитие, обучение, коучинг), сотрудники работают вовлечённее и эффективнее.

Согласно опросам Работа.ру, в 2023 году 36% сотрудников готовы сменить место работы ради карьерного роста, 30% — ради возможности развития и обучения. Поэтому программа кадрового резерва, да ещё и с успешными кейсами — это возможность развить сообщество амбассадоров HR-бренда и инструмент управления вовлечённостью.

Кто такой «удовлетворённый работник»? Тот, кому хорошо. Но для компании это не самоцель: важно каждого сотрудника превратить в вовлечённого, то есть максимально эффективного каждую минуту своего рабочего времени. Вот тогда и бизнес ощущает отдачу, и работник доволен, так как получает за это материальное и нематериальное вознаграждение.

Сохранение непрерывности и преемственности в управлении

Бывает так, что во время интервью при приёме на работу эйчар спрашивает причину увольнения с предыдущего места и в ответ получает фразу: «А я всё, что нужно, в той компании уже получил. Я иду дальше развиваться».

Если компания даёт сотрудникам шанс продвигаться и развиваться, то таким образом сохраняет преемственность в управленческом стиле, подходе, в непрерывном развитии и, соответственно, открывает перспективу максимальной самореализации.

Принципы создания кадрового резерва

Ключевые принципы формирования кадрового резерва должны осуществляться с упором на следующие факторы:

Этапы формирования кадрового резерва

Весь процесс формирования кадрового резерва условно можно разделить на следующие этапы:

Прежде чем принять решение о создании резерва, организация проводит тщательный анализ своей бизнес-стратегии. Если в перспективе ожидается покорение новых рынков или организация принципиально новых проектов, то появятся и новые вакансии. Отбор оптимальных кандидатов в кадровый резерв поможет оперативно справиться с этой задачей в нужный момент.

Необходимым шагом становится выявление причин кадровой текучести. Анализируется, какие из должностей являются наиболее проблемными и почему, определяется портрет увольняющихся сотрудников и причины, по которым они покидают рабочее место. На основании результатов анализа составляется перечень характеристик сотрудников, наилучшим образом подходящих на эти должности, который ляжет в основу критериев для отбора кандидатур.

Рассмотренные этапы работы с кадровым резервом — это не просто пошаговая инструкция, а алгоритм, как создать действенный набор кандидатов. И как именно с ними работать до утверждения итогового списка.

Задачи кадрового резерва

Основными задачами кадрового резерва является:

Как настроить управление кадровым резервом?

Успешное формирование кадрового резерва – это результат не только тщательного планирования, но и соблюдения ряда принципов.

Целесообразность

Развитие кадрового резерва должно быть продиктовано потребностями предприятия. От них будут зависеть планирование и оценка эффективности. Не стоит заводить резерв для галочки.

Системность

Подготовка кадрового резерва должна стать частью HR-стратегии компании. При этом работа над развитием резерва должна стать постоянной, а план нужно корректировать в соответствии с новыми целями и промежуточными результатами.

Гласность

Есть мнение, что кадровый резерв может вызвать панику у тех сотрудников, на чьи должности будут готовить других людей, и демотивировать тех, кто в резерв не попал.

Однако работа с кадровым резервом не должна проходить в тайне. Хотя бы потому, что рано или поздно это перестанет быть секретом и тогда недопонимание возникнет точно. Лучше подробно объяснить, как идет отбор в кадровый резерв и как туда попасть.

«Мы обязательно уведомляем сотрудника по почте о том, что включили его в кадровый резерв, приводим заслуги, которые помогли ему туда попасть. Также на территории предприятия есть информационные доски, все важные объявления мы размещаем на них», – рассказывает Вероника Шубина.

Конкурентность

На каждую вакантную позицию должно быть как минимум два кандидата в резерве. Так можно будет выбрать лучшего сотрудника, конкуренция даст каждому из претендентов мотивацию к развитию.

Активность

В развитии должны быть заинтересованы обе стороны: и сотрудник, и руководство компании. Если кто-то перестанет проявлять активность, взращивание звезд будет под угрозой.

Риски при формировании кадрового резерва

Деятельность по формированию кадрового резерва регулируют локально-нормативным актом. Обычно это положение о кадровом резерве. В нем следует прописать порядок создания кадрового запаса, критерии оценки и отбора потенциальных кандидатов, этапы дальнейшей подготовки уже выбранных работников.

Положение о кадровом резерве поможет упорядочить этапы работы с запасными кадрами, четко определить права и обязанности участников и зону ответственности.

Этот документ будет для работников основным источником информации о программе подготовки кадрового резерва. Положение подчеркивает серьезность намерений руководства и заинтересованность в собственных сотрудниках и их продвижении, что в свою очередь повышает лояльность людей к компании.

В приложении к локально-нормативному акту можно добавить образцы документов, необходимых для конкурса на включение в кадровый резерв, например, опросный лист или анкета для кандидатов, также форма ответа руководителя и приказ о направлении на обучение.

Когда возникнет необходимость перевести резервиста на освободившуюся позицию, перевод оформляют в общем порядке: берут согласие работника, издают приказ, вносят изменения в трудовую книжку и личную карточку, если они ведутся в компании.

Оценка эффективности кадрового резерва

Главная метрика для оценки эффективности кадрового резерва — процент назначений. Она показывает, сколько сотрудников из тех, кто прошел обучение, были назначены на новые должности.

Оптимальное количество сотрудников, роль которых изменилась после обучения

В идеале этот показатель должен быть равен 100%, но так бывает не всегда. Кто-то может добровольно выйти из программы, а некоторых отчисляют из-за неуспеваемости. Поэтому оптимальным значением можно считать 75%.

В целом, взаимодействие кадровой службы (службы по управлению персоналом) с руководителем является ключевым элементом успешного формирования кадрового резерва. При этом, рекомендуется регулярное сопоставление промежуточных результатов оценки и подготовки кадрового резерва с ожидаемыми результатами для своевременной корректировки процедур и подходов к работе с кандидатами.

Типы кадрового резерва

Безусловно, внешний кадровый резерв составляют и сотрудники организаций в этой же сфере деятельности и конкурирующих организаций. Регулярное проведение мероприятий (конференций, форумов, митапов и др.) позволит заинтересовать потенциальных сотрудников в сотрудничестве.

Программа подготовки кадрового резерва бывает краткосрочной и долгосрочной. Краткосрочная рассчитана на карьерный рост сотрудника в период от 3 месяцев до 1 года после попадания в программу. Это наиболее результативный формат.

Долгосрочная программа представляет собой более масштабную подготовку специалистов в течение 1–2 лет. Зачастую каждого участника готовят в качестве преемника на определенную должность. Но в нынешней реальности, когда компании не могут позволить себе планировать на несколько лет вперед, такой вид подготовки встречается редко.