8 ключевых шагов для написания повестки дня встречи с примерами и бесплатными шаблонами

Эффективные совещания по продажам: 10 секретов успешного планирования и управления

Эффективные совещания с командой продаж не только способствуют синхронизации команды, но и играют ключевую роль в стратегическом планировании и оперативном управлении продажами. Настоящая статья раскрывает 10 секретов, как сделать каждое совещание по продажам не только плодотворным, но и мотивирующим для всей команды.

От подготовки до заключения, каждый аспект важен для достижения цели — максимизации эффективности и улучшения результатов. Мы начнем с основ — как правильно подготовиться к совещанию, обсудим важность технической готовности и уважения к времени участников. Пройдемся по вопросам выбора ритма работы, необходимости инструктирования команды и значимости обсуждения ключевых побед.

В статье подчеркивается, что успех совещания по продажам зависит не только от содержания, но и от формата его проведения. Приведенные советы и рекомендации помогут вам организовать совещание, которое принесет реальную пользу как для команды, так и для всего бизнеса.

Делегирование ролей и участников

Чтобы совещание прошло успешно, важно не только правильно подготовить повестку дня, но и определить роли и обязанности участников. Назначьте ответственного за ведение совещания, секретаря, который будет фиксировать ключевые моменты, и другие роли в зависимости от темы обсуждения. Каждый участник должен знать, какую функцию он выполняет и какие ожидаются от него вклад и результат.

Подготовка и планирование

Организация совещания начинается задолго до его начала. Подготовьте подробную повестку дня с ясными целями и задачами, которые необходимо достигнуть. Отправьте ее участникам заранее, чтобы они могли подготовиться к обсуждению и предложить свои идеи. Подготовка также включает проверку технического обеспечения, выбор места проведения и другие организационные моменты.

Формат совещания

Выберите формат совещания в зависимости от целей и темы. Это может быть круглый стол для открытого обсуждения, презентация с дальнейшим вопросом и ответом, мастер-класс от эксперта и другие варианты. Важно, чтобы формат соответствовал целям и ожиданиям участников, чтобы совещание было продуктивным и интересным для всех.

Обсуждение ключевых побед и проблем

На совещании необходимо обсудить как достигнутые успехи, так и возникшие проблемы. Поделитесь успехами команды, поблагодарите участников за их вклад. Анализируйте причины возникших проблем и ищите совместные решения. Важно выделить ключевые моменты и разработать план действий для исправления ситуации.

Мотивация и поддержка

Не забывайте о мотивации и поощрении участников. Поддерживайте позитивный настрой, выражайте признательность за усилия, предлагайте поощрения за достижения целей. Мотивированные сотрудники работают более продуктивно и эффективно, поэтому создайте атмосферу взаимопонимания и поддержки на совещании.

Заключение и план действий

Составьте краткое резюме обсужденных вопросов и принятых решений. Определите ответственных за выполнение задач, установите сроки и контрольные точки. Разработайте план действий и обсудите его с участниками, чтобы все были в курсе дальнейших шагов.

Делегирование ролей, подготовка, формат совещания, обсуждение ключевых моментов, мотивация и план действий — вот ключевые составляющие успешного совещания по продажам. Соблюдая эти принципы, вы сможете сделать каждое совещание результативным и мотивирующим для всей команды продаж.

Не собирайте своих продавцов без четкой повестки дня

Не собирайте своих продавцов без четкой повестки дня и нескольких простых целей. Заставляя продавцов участвовать в совещании, вы отвлекаете их от прочесывания потенциальных клиентов, составления электронных писем и питч-деков и, в конечном счете, от роста доходов.

Разработав повестку дня и цели, решите, кто должен выступать по каждой теме. Заранее поработайте с докладчиками, чтобы ответить на эти вопросы.

Шагов по созданию эффективного плана встречи с лидом

Независимо от того, проводите ли вы презентацию удаленно или лично, заранее устраните все технологические неполадки. Необходимо обновить компьютер, загрузить программное обеспечение, закрыть ненужные программы или чаты.

Однажды, мой ноутбук решил обновиться именно в тот момент, когда я приехал на встречу с лидом, аудиенции c которым добивался несколько месяцев. Это был эпик фейл.

Вы же не хотите, чтобы сбои отнимали ваше время и срывали встречу, поэтому попросите докладчиков встретиться на несколько минут раньше, чтобы протестировать все настройки. Эта предварительная работа может занять всего 10 минут, но она окупается. Если собрание проводите только вы, вы можете сделать то же самое самостоятельно: протестировать оборудование и провести презентацию так же, как и во время реального выступления.

Начинайте и заканчивайте вовремя

Уважайте время своей команды, проводя встречи по расписанию. Торговые представители тщательно планируют свой день, чтобы успеть сделать максимальное количество звонков и писем клиентам, поэтому задайте тон, чтобы ваш график проведения совещаний надежно придерживался установленного времени.

Повестка собрания по продажам

Этот шаблон повестки дня — хорошее начало. В ней много пунктов, поэтому вам нужно будет убедиться, что вы соблюдаете временные рамки.

• Инструктаж команды: 5 минут
• Команда обсуждает свои обновления и препятствия: 10 минут
• Усиление ключевых побед: 5 минут
• Предлагайте идеи, вопросы и инновации: 5 минут
• Принять решение о дальнейших действиях: 5 минут

Сделайте каждую встречу значимой, иначе вы рискуете, что ваша команда будет шутить, что они пережили еще одну встречу, которая могла бы быть проведена по электронной почте. Действительно, электронная почта может быть эффективным и лаконичным способом общения с командой, когда речь идет о быстрых обновлениях компании или изменениях в планах.

Время и ритм проведения совещаний по продажам имеют решающее значение. Если у вас есть ежедневный стенд-ап или другое повторяющееся совещание, подумайте о том, чтобы перейти на менее частый график, если вы заметите, что затрагиваете несущественные вопросы.

Добавление столбцов продаж

Список задач для улучшения продаж

1. Разработать индивидуальный план действий с Петром, чтобы поддержать его успехи и продвижение.
2. Провести дополнительное обучение с Иваном для преодоления препятствий в работе.
3. Организовать мероприятие по признанию достижений сотрудников в ближайшее время.

Результаты программы признания

Согласно исследованию, проведенному Обществом управления человеческими ресурсами (SHRM) и компанией Globoforce, 68% HR-специалистов считают, что признание заслуг сотрудников положительно влияет на удержание персонала, а 56% уверены, что программы признания помогают в подборе персонала.

Кроме того, сотрудники, которые считают, что работодатель регулярно признает их заслуги, на 109% чаще остаются в своей организации.

Словарь Директора по продажам

В повестке ваших собраний по продажам всегда должно быть время для группового обмена мнениями. Эти встречи не только о том, что вы хотите сообщить, но и о том, как члены команды могут учиться друг у друга и использовать передовой опыт друг друга.

Например, вы обмениваетесь идеями по следующим вопросам:

• Как повысить конверсию продаж на данных
• Как один стартап увеличил конверсию продаж на 68%

Сосредоточьтесь на темах, которые будут актуальны для большинства продавцов на встрече, чтобы они не начали отключаться или пытаться работать в режиме многозадачности.

Как повысить конверсию продаж на данных. Кейс

Прорабатывая каждый пункт повестки совещания по продажам, уточните все пункты действий и ответственных за их выполнение. Никто не должен покидать собрание с ощущением неясности относительно дальнейших шагов.

Члены команды могут отвечать за последующие действия в отношении своих потенциальных клиентов и покупателей. Однако если в ходе встречи были подняты другие вопросы, касающиеся всего отдела, например, разговор с финансовым отделом о новой акции или обсуждение новой кампании по привлечению потенциальных клиентов с отделом маркетинга, следует назначить ответственного. Таким образом, важные вопросы не останутся незамеченными. Уточните, какие обновления вы хотите, чтобы команда принесла на следующее совещание.

Как один стартап увеличил конверсию продаж на 68%

Продажи могут быть трудными. Эта профессия требует терпения, продавцам приходится сталкиваться с большим количеством отказов, и время от времени приходится совершать ошибки. Иногда рынок замедляется, и клиенты просто не клюют. Независимо от причины трудных времен, команда в целом или отдельные торговые представители будут иногда испытывать трудности.

В такие периоды у вас, как у лидера, есть возможность решить проблемы и искренне пообщаться с командой. Если вы расскажете, почему работа команды вас по-прежнему вдохновляет и мотивирует, то и другие тоже будут мотивированы. Выделите время в своей программе, чтобы сделать это, когда наступят трудные времена.

Даже в более легкие времена существует множество веселых и позитивных способов мотивировать команду. Вы можете ввести игры и конкурсы, чтобы отметить то, что идет хорошо, и награждать уникальными призами за различные вехи.

Как бы вы ни действовали, помните об одном простом факте: трудные времена не длятся долго, но трудные команды продавцов — длятся.

Итак, что это за Повестка дня встречи? Правда в том, что мы все участвовали в собраниях, на которых мы чувствовали себя бессмысленными, даже не понимая, почему мы должны встречаться, чтобы обсуждать информацию, которую можно решить по электронной почте. Некоторым людям, возможно, даже придется посещать собрания, которые тянутся часами без решения каких-либо вопросов.

Однако не все встречи непродуктивны, и если вы хотите эффективно работать со своей командой, встреча с повесткой дня спасет вас от этих катастроф.

Хорошо продуманная повестка дня устанавливает четкие цели и ожидания от собрания, гарантируя, что каждый знает свою цель и то, что должно произойти до, во время и после.

Таким образом, эта статья расскажет вам о важности наличия повестки дня встречи, шагах по ее созданию и предоставит примеры (+шаблоны) для использования на вашей следующей встрече.

Дополнительные советы по работе с AhaSlides

Каждому совещанию нужна повестка дня, чтобы оно было продуктивным и эффективным. Повестка дня совещания дает следующие преимущества:

Начните за секунды.

Получите бесплатные рабочие шаблоны. Зарегистрируйтесь бесплатно и возьмите то, что вы хотите, из библиотеки бесплатных шаблонов AhaSlides!

Вот несколько ключевых советов, которые помогут вам составить эффективную повестку дня встречи:

1/ Определите тип встречи

Поскольку в разных типах совещаний могут участвовать разные участники, форматы и цели, важно выбрать то, что соответствует ситуации.

2/ Определите цель и задачи встречи

Четко объясните, почему проводится собрание и чего вы или ваша команда надеетесь достичь.

3/ Определите ключевые темы

Перечислите ключевые темы, которые необходимо осветить, включая любые важные решения, которые необходимо принять.

4/ Назначить срок

Выделите соответствующее количество времени для каждой темы и всей встречи, чтобы собрание не отставало от графика.

5/ Определите участников и их роли

Составьте список тех, кто будет участвовать в собрании, и укажите их роли и обязанности.

6/ Подготовить материалы и сопроводительные документы

Соберите любую соответствующую информацию или материалы, которые потребуются во время встречи.

7/ Заранее раздайте повестку дня

Разошлите повестку дня всем участникам, чтобы убедиться, что все готовы.

8/ Обзор и пересмотр повестки дня по мере необходимости

Просмотрите повестку дня перед собранием, чтобы убедиться, что она полна и точна, и внесите необходимые изменения.

Примеры повестки дня встречи и бесплатные шаблоны

Вот несколько примеров повесток дня собраний, которые можно использовать для разных типов собраний:

Повестка собрания команды

Цели собрания команды:

Повестка собрания команды:

Бесплатный шаблон ежемесячной встречи с AhaSlides

Повестка дня встречи:

Шаблон встречи всех рук

Повестка дня стартового совещания проекта

Обратите внимание, что это всего лишь примеры, а пункты повестки дня и формат могут быть скорректированы в зависимости от конкретных потребностей и целей встречи.

Настройте повестку дня встречи с AhaSlides

Чтобы настроить повестку дня встречи с помощью AhaSlides, выполните следующие действия:

С AhaSlides вы можете легко создать профессиональную, хорошо структурированную повестку дня встречи, которая поможет вам не сбиться с пути и достичь целей встречи.

Основные выводы

Мы надеемся, что следуя этим ключевым шагам и примерам с помощью шаблонов AhaSlides, вы сможете создать хорошо структурированную повестку дня встречи, которая настроит вас на успех.

Часто задаваемые вопросы

Повестку дня также называют календарем собраний, расписанием или списком собраний. Это относится к запланированному плану или графику, созданному для структурирования, руководства и документирования того, что будет происходить во время встречи.

Что такое собрание по установлению повестки дня?

Собрание по установлению повестки дня относится к определенному типу собрания, которое проводится с целью планирования и определения повестки дня предстоящего более крупного собрания.

Какова повестка дня встречи проекта?

Повестка дня собрания проекта представляет собой запланированное описание тем, обсуждений и действий, которые необходимо решить, связанные с проектом.

Суть эффективного совещания – это шаблон, который видит все углы. Он предоставляет ресурсы. Он готовит участников. Он задает структуру, чтобы вы и ваша команда могли меньше беспокоиться обо всем, что требуется от совещания, а больше – о замечательных идеях, которые будут на нем реализованы.

Без навыков ведения записей и структуры совещания идеи часто упускаются, пункты действий теряются в переводе, и в итоге совещание может оказаться бессмысленным. Это не только потеря времени, но и потеря денег – в 2019 году компания Doodle обнаружила, что только в США стоимость неэффективных совещаний составляет более 399 млрд долл.

К счастью, для того чтобы получить максимальную отдачу от таких совещаний, вам ничего не нужно делать – достаточно подготовиться соответствующим образом. Используя шаблон повестки дня совещания, вы и ваша команда сможете перестать терять драгоценное время. Лучший шаблон содержит указания по поводу того, что необходимо записать, но при этом оставляет место для “лампочек”, которые могут появиться в нужный момент.

Шаблоны, которые можно использовать для организации заметок на совещаниях

Будь то совещание 1:1, совещание всех сотрудников или командное совещание – вот 5 шаблонов, которые можно использовать для создания, обмена и лучшей организации заметок на совещаниях.

Почему важны повестки дня совещаний?

Шаблон для еженедельных встреч может помочь сфокусировать разговор.

Без повестки дня совещание может быстро превратиться в хаос, и вы достигнете меньших результатов, чем планировали. Повестка дня помогает следить за ходом совещания, давая понять, что все знают, что будет происходить до, во время и после.

2. Укрепляйте свои организационные мышцы. Повестка дня собрания заставляет вас планировать и готовиться к встрече. А организованность поможет вам чувствовать себя более уверенным и подготовленным к встрече. Кроме того, просмотр своих записей после совещания на предмет достижения поставленных целей (или если участникам придется вернуться к тому, что было упущено) помогает всем быть в курсе дела.

3. Устранение информационной изоляции. Без документированной повестки дня совещания любая полезная информация, которая обсуждалась или решалась, может быть потеряна для неучастников. Если команда маркетологов в ходе совещания примет решение о привлечении к проекту дизайнера продукта, но забудет его задокументировать, это решение будет утеряно. Или они даже могут забыть, почему вообще было принято такое решение, что не способствует ясности при информировании дизайнера или кого-либо еще, пытающегося наверстать упущенное в асинхронном режиме.

Основных элементов повестки дня совещания

Эффективное ведение записей на совещаниях – это баланс: если вы фиксируете слишком мало информации, то можете упустить что-то важное. То же самое касается и слишком большого количества информации – ее будет трудно отсеять. Наилучший способ подготовить все необходимые документы до, во время и после совещания – это следовать структуре, продиктованной повесткой дня совещания.

Хороший шаблон повестки дня совещания должен функционировать как конспект, который может быть повторен всеми, кто его использует. Он должен включать такие детали, как:

1. Дата, время и тип встречи. Документирование этих данных поможет сохранить организованность базы данных, если вы храните записи о совещаниях в центральной базе данных (что мы и рекомендуем делать!). Знание даты и времени совещания также помогает избежать путаницы при определении времени проведения совещания и уточнить сроки выполнения пунктов действий. С помощью Notion вы можете легко назначить шаблону повестки дня собрания любые свойства.

2. Участники собрания. Информация о том, кто участвовал в совещании, поможет всем, кому могут понадобиться разъяснения по тем или иным вопросам, обсуждавшимся на совещании.

В этом шаблоне заметок о совещании предусмотрено место для пометки участников совещания.

3. Цели. Они служат “северной звездой”, которой должны следовать все участники совещания, чтобы никто не сбился с пути. Без целей совещания могут оказаться бесполезными, а значит, придется довольствоваться другим совещанием, чтобы чего-то добиться.

4. Заметки для обсуждения. Готовясь к совещанию, внесите в повестку дня темы, в которых вы сможете делать заметки по всем значимым вопросам. В них должно быть отражено все, что может обсуждаться в ходе встречи, включая решение поставленных задач, вопросы и ответы, а также принятые участниками решения. Также не оставляйте ничего на потом. Отмечайте, какие решения не удалось принять и почему, чтобы можно было вернуться к ним, рассмотреть их или остудить.

В Notion есть все инструменты для организации заметок.

5. Пункты действий и последующие шаги. Создайте резюме совещания (для этого можно использовать Notion AI!) и пометьте соответствующих членов команды в своих заметках, чтобы лучше понять, почему они были вовлечены в процесс. Можно также установить напоминание для себя/других о необходимости вернуться к пунктам действий и проследить за их выполнением. С помощью Notion вы можете легко пометить всех людей, имеющих доступ к вашей корпоративной вики. Можно даже связать заметки о совещаниях и проектах, чтобы ничего не потерялось.

Отметка членов команды в пунктах действий после совещания помогает продвигать проекты.

В повестке дня совещания можно также предусмотреть место для идей, которые возникают у вас или высказываются другими участниками совещания. Хотя их лучше всего рассматривать уже после совещания, документирование спонтанных идей может помочь вдохновить будущие проекты.

Советы по улучшению ведения записей

Структура помогает создать условия для успешного проведения совещания, но есть несколько тактик, которые помогут вам правильно вести записи в течение всего совещания. Если вы не укрепите свои навыки ведения записей, вам будет трудно выдерживать различные темпы проведения совещаний, с которыми вы можете столкнуться в стартапе. Встречи один на один не будут обладать той же энергией, что и быстротечные сессии дизайн-мышления, но готовность к любому сценарию поможет вам не отстать и не упустить важную информацию.

Видеоролики, посвященные ткацкому станку, вставляются на страницы сайта Notion для наглядного пояснения выполняемой работы.

Позаботьтесь о том, чтобы ваши заметки не затерялись в мешанине. Сделайте их легкодоступными для всех участников проекта, чтобы вы и ваши коллеги могли уложиться в сроки (не упустив ни одного важного кусочка головоломки). Возможно, у кого-то появятся новые идеи или иной взгляд на ситуацию, который поможет быстрее продвинуться вперед.

Собирайте повестки дня своих совещаний в Notion

Хорошая новость – вам не нужно изобретать велосипед! С помощью Notion вы можете создать централизованную структуру для всех заметок о совещаниях, доступ к которой может получить любой сотрудник вашей команды. Для начала ознакомьтесь с нашим шаблоном заметок о совещаниях или воспользуйтесь преимуществами полной настройки Notion, создав свой собственный шаблон.

Если вы ищете шаблоны для конкретной команды, мы готовы помочь вам.