РАЗВОРОТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ БЛАНК СКАЧАТЬ

Как заполнять трудовую книжку:

За ошибки, допущенные при внесении информации, отвечает работодатель.

Срок действия документа ограничен 1 сентября 2027 года.

Приложение N 1

к приказу Министерства труда

и социальной защиты

от 19 мая 2021 г. N 320н

Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 01.01.2023 (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250).

ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Отчество (при наличии) ____________________________________________________

Дата рождения _____________________________________________________________

(число, месяц, год)

Профессия, специальность __________________________________________________

Дата заполнения ___________________________________________________________

Подпись владельца книжки __________________________________________________

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Бланки и образцы заполнения

Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. Каждый из них уже должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2023 году его ТК ведется в бумажном виде. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

Как заполнить трудовую книжку в 2023 году

Правила ведения ТК оставались постоянными много лет. Почти все они актуальны и сейчас, хотя недавно приказом Минфина № 320н от 19.05.2021 в них были внесены некоторые послабления. Как заполнить трудовую книжку в 2023 году рассказано в этой статье. С официальной инструкцией вы можете ознакомиться в Приложении № 2 к приказу № 320н.

Образцы заполнения записей в трудовой книжке

Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2023 году (ранее не работал по трудовому договору, ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается в электронной форме. Это правило едино для всех, то есть у работника в данном случае выбора нет.

Пожалуйста, оцените информацию, если она была вам полезна:

Приложение N 1к приказу Министерстватруда и социальной защитыРоссийской Федерацииот 19 мая 2021 г. N 320н

Отчество (при наличии)______________________________________________

Подпись владельца книжки____________________________________________

М. П. (при наличии) Подпись лица, ответственного за ведение

Сведения о работе

Серия и номер* (14 разворотов)

* Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого развернутого листа трудовой книжки.

Сведения о награждении

Серия и номер (7 разворотов)

Форма вкладыша в трудовую книжку

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

(без трудовой книжки недействителен)

М. П. (при наличии)__________________________________________________

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме

трудовой книжки. Объем вкладыша: «Сведения о работе» — 12 разворотов,

«Сведения о награждениях» — 5 разворотов.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

М. П. Подпись лица, ответственного за ведение

¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на ¦ Наименование, ¦

¦записи+——T——T—+ работу, переводе на ¦ дата и номер ¦

¦ ¦число¦месяц¦год¦ другую постоянную ¦ документа, на ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ работу, квалификации, ¦ основании ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦увольнении (с указанием¦ которого ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ причин и ссылкой на ¦ внесена ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ запись ¦

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

Серия и номер (10 разворотов)

¦ N ¦ Дата ¦Сведения о награждении ¦ Наименование, ¦

¦записи+——T——T—+ (поощрении) ¦ дата и номер ¦

¦ ¦число¦месяц¦год¦ ¦ документа, на ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ основании ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ которого ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ внесена ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ запись ¦

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Форма трудовой книжки (образцы 2003, 1974 и 1938 гг.)

Согласно части второй ст. 66 ТК РФ форма трудовой книжки устанавливается уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. В настоящее время форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Пунктом 2 указанного постановления предусмотрено, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 года, при этом имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. В настоящее время являются действительными трудовые книжки образцов 2003, 1974 и 1938 года. Таким образом, на сегодняшний день работники могут предъявлять, а работодатели продолжать вести трудовые книжки, выданные по следующим утвержденным формам.

Трудовая книжка образца 2003 года

Трудовая книжка, утвержденная Постановлением N 225, имеет размер 8,812,5 см, обложка серая, плотная, гладкая, с золотистым гербом РФ, обеспечена специальным швом, который предупреждает удаление и замену листов. Все страницы трудовых книжек серий ТК защищены надписью «Трудовая книжка» светящейся зеленым светом в ультрафиолете и водяными знаками в виде букв «ТК», расположенных по всей странице и видимых на просвет (см. рисунок 1).

Бланк трудовой книжки, утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках», содержащий текст только на русском языке. Первые бланки трудовых книжек, выпущенные в 2004 году, имеют серию ТК (2004 — 2005 гг.), затем появились серии ТК-I (2006 — 2007 гг.); ТК-II (2008 — июнь 2010 г.); ТК-III (июль 2010 г. — 2012 г.); ТК-IV (2013 — октябрь 2015 г.); ТК-V (октябрь 2015 г. — настоящее время), поэтому по серии, указанной в трудовой книжке, можно определить её год выпуска.

Рис.1. Трудовая книжка образца 2003 года

Трудовая книжка образца 1974 года

Трудовые книжки, утверждённые постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (далее — Постановление N 656) обладают водяными знаками и пометкой в нижней части последней страницы: «Гознак. 1974». Данная надпись свидетельствует, что книжка образца 1974 года. Постановление N 656 введено в действие с 1 января 1975 года (см. п. 23).

Трудовые книжки образца 1974 года выпускались в нескольких видах: имеют размер 1014 см, обложка темно-зеленая, шершавая; АТ-I (1975 1976 гг.); АТ-II (1977 — 1979 гг.); АТ-III (1980 — 1982 гг.).

Затем были выпущены трудовые книжки: АТ-IV (1983 — 1985 гг.); АТ-V (1986 — 1989 гг.); АТ-VI (1990 — 1992 гг.); АТ-VII (1993 — 1997 гг.); АТ-VII (1998 — 2000 гг.); АТ-IX (2001 — июнь 2003 г.); АТ-X (июль — декабрь 2003 г.) размером 1014 см, обложка темно-зеленая или светло-голубая из гладкого картона (см. рисунки 2 и 3).

Пунктом 12 Постановления N 656 было предусмотрено заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположено данное предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР.

Рис. 2 Трудовая книжка образца 1974 года

Рис. 3 Трудовая книжка образца 1974 года

По серии и номеру трудовых книжек с 1974 по 2003 год можно было определить год выпуска трудовой книжки. При этом в красном цвете было выполнено обозначение серии с 1974 по 1997 год, а с 1998 по 2003 год — черным цветом. Так весомым аргументом, послужившим отказом в назначении досрочной страховой пенсии по возрасту, явился факт несоответствия цвета серии на бланке трудовой книжки (см. определение Верховного Суда Республики Дагестан от 14.11.2018 по делу N 33-6055/2018).

Трудовая книжка колхозника

Помимо этого, в 1975 году постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 N 310 «О трудовых книжках колхозников» была утверждена и напечатана трудовая книжка с обложкой зеленого цвета, которая использовалась исключительно для найма сельского населения в колхозы (см. рисунок 4).

Рис. 4 Трудовая книжка колхозника

Трудовая книжка образца 1938 года

Трудовая книжка, утвержденная постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 «О введении трудовых книжек», не имеет серии и номера, имеет фиолетовый цвет корочки; на титульном листе — только Ф. И. О. работника, год рождения, образование, профессия, дата выдачи документа и подпись владельца. Выпускалась данная трудовая книжка с 1938 по1974 год включительно.

Рис. 5. Трудовая книжка образца 1938 года

Следует иметь в виду, что действительными можно считать только те трудовые книжки старых образцов, которые были выданы на законных основаниях. Трудовую книжку образца 1974 года, которая была оформлена после 1 января 2004 года, нельзя считать действительной. То же самое касается и трудовой книжки образца 1938 года, выданной после 1 января 1975 года. В случае предъявления таких трудовых книжек работниками, работодатель не вправе принять их и вести. К аналогичным выводам приходят и специалисты Роструда (см. консультации с портала «Онлайнинспекция. РФ»).

В профессиональной среде также существует точка зрения об обязанности у работодателя принимать от работников и вести трудовые книжки колхозников, выданные до 01.01.2004 по форме, утвержденной постановлением СМ СССР от 21.04.1975 N 310. В частности, такие разъяснения дают и специалисты Роструда. Однако, как явно следует из упомянутого нормативного акта, данные трудовые книжки велись колхозами в отношении своих членов. Возможность внесения в них записей иными работодателями о работе по трудовому договору нормативно не предусмотрена (см. решение Чапаевского горсуда Самарской области от 06.03.2017 по делу N 2-137/2017).

В связи с этим, полагаем, что на сегодняшний день данные трудовые книжки могут использоваться только для целей подтверждения трудового стажа. Мнение о невозможности ведения трудовых книжек колхозника также встречается в консультациях специалистов Роструда.

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, упразднены с 01.09.2021.

Для сведения: как оформить электронную трудовую книжку

Бланк трудовой книжки в 2023 году

Обратите внимание! С 2020 года идет переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. До конца 2020 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2023 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

Подробнее: как правильно заверить копию трудовой

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2023 году:

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Для сведения: может ли работник иметь две трудовые книжки одновременно

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2023 году?

Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2023 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации.

Правила заполнения трудовой книжки в 2023 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

Для сведения: правила перехода на электронные трудовые книжки

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

Действующие в 2023 году бланк трудовой книжки и вкладыша

В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по одним правилам.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Согласно положениям приказа № 320н, работодатели могут самостоятельно разрабатывать форму книг по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, а также книгу учёта движения трудовых книжек. Вместе с тем никто не запрещает вести книги по действующим формам, пока они не закончатся.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

Внесение исправлений в трудовую книжку

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

Своим приказом № 320н Минфин изменил некоторые правила ведения и учета бумажных трудовых. Они, в отличие от бланка, уже вступили в силу.

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

Заполнение титульного листа трудовой книжки

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Электронный формат трудовой книжки

В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2023 году его ТК ведется в бумажном виде. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.

Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2020 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки в течение 3 рабочих дней. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.

Порядок внесения записи о выборе сотрудником электронной трудовой книжки следующий:

Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.

После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила ведения трудовых книжек упростили

Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003. Новые правила заработали 01.09.2021.

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

Обратите внимание! По новым правилам работника больше не нужно знакомить со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке. Также отменено требование заверять его подписью все записи, внесенные в ТК за время работы у этого работодателя.

Вкладыш в трудовую книжку

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

Новый бланк трудовой книжки с 2023 года

Обратите внимание! Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н утверждена новая форма трудовой книжки. Новые бланки можно применять с 1 января 2022 года. Вместе с тем трудовые книжки старого образца (а также вкладыши) действуют без ограничения срока.

Трудовые книжки необходимо оформлять каждому сотруднику в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной.

Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2023 году, трудовая книжка открывается в электронной форме. Это правило едино для всех, то есть у работника в данном случае выбора нет.

Зачем же тогда утверждены новые бланки? Все просто — их будут заполнять, если работник выбрал бумажный вариант ведения ТК, а его действующая книжка утрачена или пришла в негодность. Если в ней закончилось место, то будет оформлен вкладыш на новом бланке.

В трудовую книжку вносится вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.